Оптимизация бухгалтерии

"Добрый день! От руководства поступило поручение провести оптимизацию подразделения бухгалтерского учета. Если сказать вернее, то необходимо провести оптимизацию численности подразделения. Я перечитала всю нормативную документацию, просмотрела описанные бизнес-процессы, ознакомилась с бизнес-требованиями по автоматизации, но так и не определилась в каком направлении следует искать решение. Возможно, кто-то сталкивался с подобной ситуацией и может посоветовать с чего начать и на что обратить особое внимание. То есть, какие существуют причины и нюансы, из-за которых подразделение работает неэффективно? Спасибо." 

Были у меня такие задачи. И они не самые приятные.
К слову сказать, такая задача должна исходить от Главного бухгалтера, и только Главный бухгалтер может отвечать за результат. Аналитик, в этом случае можете выступать в качестве "правой руки" Главного бухгалтера.

Решение задачи зависит от "миссии" бухгалтерии.
А именно, есть две крайности и много промежуточных состояний.
1. Бухгалтерия работает только ради МНС - главная задача, сдать отчетность и все.
2. Бухгалтерия ведет управленческую отчетность плюсом к налоговой отчетности.

Ход оптимизации здесь будет разный.
В первом случае, вы определяете производительность труда бухгалтерии и устраняете неэффективные операции, а затем и неэффективных сотрудников.
Во втором случае, вы ставите задачи и определяете ценность управленческого учета для топ-менеджеров и перераспределяете бухгалтерию на решение задач, которые нужны топ-менеджерам. В этом случае, можно обойтись без "смертей бухгалтеров".

Техника оптимизации состоит в
1. Измерении бухгалтерского процесса.
2. Установлении целевых показателей.
3. Определения управленческих воздействий (перераспределение полномочий, организационные изменения внутри бухгалтерии, объединение смежных участков для исключения лишних цепочек передачи ответственности).
4. Применение воздействий.

Для измерения бухгалтерского процесса нужно
1. Подсчитать количество проводок.
2. Подсчитать число небухгалтерских процессов, которые подвешены на бухгалтерию (например, на бухгалтерию могут повесить оформление некоторых видов договоров, некоторых видов лицензий).
3. Подсчитать количество отчетов (внешних - отдельно, внутренних - отдельно).
4. Подсчитать количество платежных документов (платежек, чеков, кассовых документов и авансовых отчетов).
5. Подсчитать количество исправлений уже сделанных проводок.
6. Подсчитать количество персонала на выполнение 1-5.

Теперь можно выдвинуть показатели - сколько документов или проводок должен обрабатывать бухгалтер в день, в час.
Для этого применяется два инструмента:
 "Фотография рабочего дня" и "Хронометраж операций".
Это инструменты так называемой "научной организации труда". Она же - система Тейлора.
После это обычно уже все видно и ясно.

Кроме того, бывает полезно объединять сходные процессы в руках одного бухгалтера. Это называется "разделение бухгалтерского труда".
Например, если есть много юридических лиц в пределах одной группы компании, то одно из юридических лиц берет на себя функцию бухгалтерского учета. Внутри этой бухгалтерской фирмы организуются участки "разделения бухгалтерского труда".
Например, пусть все кассовые книги всех юр.лиц ведет один бухгалтер. Тогда у этого бухгалтера вырабатывается устойчивый навык и знания, и в итоге получается очень качественная и эффективная работа.
Но тут нельзя эксплуатировать сверхэффективность без достойного вознаграждения.
Если бухгалтер быстро сделал свою работу - то его нужно отпустить домой, а не заставлять за те же деньги исправлять чужую ошибку.
Можно поручить, конечно, другую работу, но в виде "подработки на стороне".
Тогда все работает почти идеально. Почти, потому что потом начинает в дело вступать обычная человеческая зависть к успешным сотрудникам.
Поэтому в конечном итоге все зависит от Главного бухгалтера и формальная оптимизация ничем не поможет, если руководитель не хочет или не умеет.


P.S. Решить задачу численности бухгалтерии никогда не удастся с использованием "научного подхода". Она решается сама собой - путем удачной автоматизации, путем удачного устройства бизнес-процессов, путем передачи смежных с бухгалтерским учетом операций другим отделам (например, снабженцы сами должны делать свои проводки - что достигается автоматизацией ввода документов поступления материалов), путем достойной оплаты квалифицированных бухгалтеров, путем "вычисления" неумелых и устроившихся по блату бухгалтеров, всяких подружек, племянниц и прочих родственников и "очень хороших людей".