Этикет в телефонных разговорах.

Телефонные разговоры

Общепринятые правила:

·                         необходимо уважать время собеседника, поэтому телефонный разговор должен быть по возможности кратким, по существу;

·                         если на звонок не отвечают, следует подождать не менее 6 гудков, прежде чем повесить трубку. Возможно, человеку на другом конце провода нужно время, чтобы добраться до аппарата или закончить другой разговор;

·                         ответ на телефонный звонок должен быть быстрым. Особенно это касается секретарей и прочих служб, связанных с обслуживанием входящих звонков компании. Желательно ответить не позднее чем через три гудка, допустима задержка с ответом 3-6 гудков. Заставлять звонящего ждать более 6 гудков недопустимо;

·                         отвечающий на звонок должен первым представиться и назвать свою должность и организацию, в которой он работает;

·                         если разговор прервался, то перезванивать должен тот, кто позвонил первым;

·                         считается приличным звонить с 9 -10 утра до 10 вечера. Для того чтобы звонить раньше или позже этого времени должна быть веская причина. Вы можете позвонить вне указанного временного промежутка, если хорошо знаете привычки человека и уверены, что такой звонок не причинит ему неудобства;

·                         по домашнему телефону делового партнера можно звонить только в том случае, если он лично вам дал этот номер для того, чтобы обсудить деловые вопросы. При этом все равно нежелательно звонить в праздники и выходные;

·                         если телефонный звонок раздается во время совещания или другого разговора, то желательно, извинившись, записать номер и пообещать перезвонить позже.

·                         с точки зрения международного делового этикета, по телефону не передаются приглашения на официальные мероприятия, соболезнования, благодарность за подарок. Даже если вы это сделали по телефону, необходимо в дополнение к этому послать приглашение, соболезнование или благодарность в письменном виде. А вот подтвердить свое присутствие на мероприятии можно по телефону.

·                         в сторонние организации с деловыми вопросами звонят только сотрудникам, равным по служебному положению, или занимающим низшие должности. Лицам, занимающим более высокое служебное положение, звонят только в исключительных или срочных случаях;

·                         в случае отсутствия или занятости сотрудника, которому вы звоните,необходимо сообщить секретарю свой номер телефона, время, когда вам можно перезвонить, и цель звонка, если это не конфиденциальный звонок;

·                         заканчивать разговор всегда следует общепринятой стандартной вежливой фразой или благодарностью, если для этого есть повод. Первым кладет трубку тот, кто находится выше на иерархической лестнице по возрасту, служебному положению или иным причинам;

·                         если у корреспондента есть секретарь или личный помощник, то все деловые звонки должны проходить через него.

Если все сотрудники, включая руководителя, соблюдают правила этикета, принятые в организации, то это существенно увеличивает эффективность работы за счет повышения работоспособности, снижения непроизводительных затрат времени, уменьшения конфликтности. Благоприятная, доброжелательная внутренняя атмосфера в организации соответственным образом сказывается и на отношениях с внешними партнерами и клиентами.