Теория управления предприятием: мыслить процессами

Столкнулся в обсуждении с термином «вспомогательный процесс»…. Полез в Интернет – ссылки пестрят. И даже в Википедии отдельная статья: Вспомогательные процессы — это процессы, которые обеспечивают бесперебойное протекание основных процессов (изготовление и ремонт инструментов и оснастки; ремонт оборудования; обеспечение всеми видами энергий (электроэнергией, теплом, паром, водой, сжатым воздухом и т. д.))

Ребята, да, вы что, в самом деле?! Не бывает «вспомогательных» процессов! И если вы этого не понимаете, то вы не понимаете сути термина «процесс»!

Но, обо всем по порядку. Итак:

Процесс

Заранее извиняюсь – не буду брать определения из общепринятых источников – определение свое, возможно, несколько куцее, лишь суть термина:
Процесс – совокупность различных ресурсов, включая человеческий, использование которых приводит к получению конечного результата, выраженного либо в произведенном продукте, либо в денежном выражении.

Т.е. надо так понимать, что «основной» процесс – это тот, от которого вы много денег получаете, а «вспомогательный» – так, чуть-чуть….

Но, шутки в сторону.

Подозреваю, что терминология «основной – вспомогательный» была банально перенесена из теории функционального управления, которая, на самом деле (и вполне закономерно!) оперирует терминами «основное производство» и «вспомогательные службы», и укрепившись, обросла корнями, запутав и смысл и логику новомодного процессного управления.

Что интересно, в Википедие отсутствует термин «функциональное управление», но вот, что нам говорит экономический словарь на сайте Академик:

ФУНКЦИОНАЛЬНОЕ УПРАВЛЕНИЕ - управление по функциям, в процессе которого каждый функциональный руководитель ведает исполнением определенного круга функций, работ (производственные, технологические, проектные, финансовые, информационные, обеспечивающие).

Корявое, ни о чем не говорящее определение... На мой взгляд, лучше так: «функциональное управление – это управление производственными процессами с помощью выделенного из них обеспечивающего функционала, реализованное конвейерным способом».
Поясню. Любое предприятие создается с целью производства некоего продукта – товара/услуги, получение которого обеспечивается набором производственных функций. Это – понятно. Но помимо функций производственных, каждое производство должно еще и обеспечить собственное существование. Для чего в нем появляются кадровый, бухгалтерский, снабженческий и прочие функционалы. Так вот, функциональное управление – это когда мы из производственного процесса с корнем выдрали весь обеспечивающий функционал, унифицировали его и разместили поверх производства, проводя управление производственной деятельностью с помощью вновь организованного общего функционала.

Деятельность любого предприятия с функциональным управлением мы можем изобразить в виде схемы, которая легко превращается в таблицу:

Схема 1

При этом необходимо отметить, что управляющие функции также взаимодействуют и друг с другом, переплетаясь в мощный и хаотичный жгут соединений.

Главной особенностью подобного подхода является функциональная унификация, которая позволяет вам использовать функциональный «конвейер». Т.е. у вас нет, например, отдельных кадровых подразделений для каждого производственного процесса. Все они объединены в единую кадровую службу, решающую кадровые задачи для всего предприятия. Иначе говоря, все кадровые задачи потоком пропускаются через единый механизм, штампующий решения как на конвейере.

Функциональное управление – это управленческий конвейер, вдоль которого размещены соответствующие функциональные механизмы, штампующие решения.

Еще одной важной особенностью функционального управления является его «пирамидальный» вид, где вся ответственность по принятию решений, вплоть до закупки последнего карандаша, уходит на самую вершину пирамиды. Причем управляющая связь от вершины пирамиды через промежуточные уровни тянется до самых нижних ее субъектов.

Управление процессами

Процессное управление в корне отлично от функционального. В случае перехода на процессное управление, вам «всего лишь» необходимо «расплести» жгут используемого функционала, и вернуть на место то, что ранее было из него извлечено – функции самообеспечения. И тогда, ваш процесс превращается в выделенный процесс, который не требует никакого более управления, кроме как подачи денежной энергии, для выполнения заранее определенного для этого процесса операционного набора действий. Это – автомат, который выстреливает продукцией, как только вы нажимаете на кнопку включения.

Схема нашего предприятия, организованного на основе процессного управления, станет выглядеть следующим образом:

Схема 2

Наши процессные столбцы из плоской таблицы схемы 1 за счет встроенного функционала превращаются в самостоятельные объемные кубики, которые легко становятся объектом манипуляции в деле строительства организационной структуры предприятия.

Если результаты процессной реализации сравнить с предыдущим вариантом, то можно отметить:

1. Функциональный конвейер исчез. Все обеспечивающие функции находятся либо внутри каждого из кубиков, либо исполняют свои обязанности за счет информационного обмена посредством общего информационного поля, либо функциональный механизм сохранился в торгово-управляющей надстройке, но принятие решения по его использованию производится непосредственно процессом. Также можно отметить вариант, когда обеспечивающая функция реализуется в форме выделенного процесса. В этом случае все остальные структуры, обращаясь за услугой, производят ее прямую оплату, как это происходило бы при обращении к внешней организации.

2. Полная передача ответственности за произведенный продукт на уровень процессов. Процесс превращается в минимальный объект манипулирования для руководства организации. Естественно, что передача ответственности должна быть подкреплена и соответствующим уровнем мотивации членов процессной команды.

В качестве пояснения к первому пункту рассмотрим пример функции отдела кадров, реализованную тем или иным способом:

1. Функция встроена в производственный процесс. В основном это говорит о том, что проблем с подбором нужного персонала нет, и все кадровые изменения/перемещения решаются «на лету» руководителем процесса.

2. Через информационное поле реализовывать именно эту функцию смысла не видно. Лишь ведение общей информации в виде статистических данных.

3. Функция сохранена в торгово-управляющей надстройке. При возникновении кадровых проблем руководитель процесса обращается в соответствующее подразделение компании с просьбой по оказанию кадровой помощи. В итоге проблема сообща решается. Оплата деятельности кадрового подразделения производится из общего фонда компании.

4. Функция выделена в отдельный процесс. Грубо говоря, на основе нашего подразделения создается кадровое агентство, которое не только зарабатывает себе на жизнь производством кадровых услуг, но и приносит прибыль всей компании за счет своей деятельности. Обычно, в таких случаях большая часть деятельности подобного кадрового агентства приходится на подразделения компании.

Если попытаться выразить результирующий итог различий функционального и процессного подходов единым утверждением, то можно сказать следующее: Функциональная схема относительно легка в организации, но в условиях эксплуатации испытывает определенные проблемы, особенно, связанные с организационными изменениями. И наоборот, процессная структура очень сложна в организации, но при ее эксплуатации вы забудете о проблемах.

Т.е. практически единственным позитивом функциональной схемы является легкость и быстрота подготовки. На нужные места вы ставите людей с соответствующей профессиональной подготовкой, и процесс пошел. Но, как и с любым конвейером, малейшие изменения в его работе вызовут у вас огромную головную боль.

Достоинства процессного управления можно выразить следующим набором:

1. Легок в управлении;
2. Хорошо масштабируется путем добавления новых «кубиков»;
3. Легко реагирует на индивидуальный подход к клиенту/заказчику.

Взгляд с позиции финансов

С точки зрения финансового подхода к реализации функциональной и процессной структуры можно обратить внимание на следующее:

Все итоги функционала, размещенного построчно в схеме 1, выражают расходную часть деятельности предприятия. Тогда как итоги работы процессов – часть уже доходную. И таким образом можно утверждать, что функциональный подход – это управление расходами предприятия. Процессная же реализация сразу дает вам четкую картинку по изменению доходной части.

И вновь пояснение. В первом варианте, когда вы пытаетесь что-то изменить в производственных процессах, вы меняете параметры одной из управляющих функций. Т.е. фактически вы изменяете расходную часть и ждете, как это откликнется на выходе продукции в производственном процессе. А так как таких изменений много, они происходят постоянно и во всех функциях, то вычислить влияние конкретного действия достаточно сложно. И в итоге – вы увеличили расходную часть, а «выхлопа» – не последовало.

В случае процессной реализации – не рентабельных процессов просто быть не может – он просто не запустится. А добавляя/убирая кубики процессов, вы изменяете объем дохода.

И возвращаясь к вопросу, который меня «возмутил», и о котором я упомянул в самом начале работы:

Не бывает «вспомогательных» процессов. Все они основные. Все приносят доход, вне зависимости от того на кого они направлены – на внешнего или внутреннего клиента.

Функциональный и процессный подход различаются и дополняют друг друга как небо и земля, как инь и ян нашей жизни. Так что, дамы и господа, думайте сами, решайте сами