Физиология системы управления

Когда мы говорим о системе управления, мы мыслим целостно, не расчленяя содержание управления, форму управления, техническую сторону управления. А мне хотелось рассмотреть только форму системы управления. Поэтому в системе управления выделим два аспекта: форму и содержание управления. Оставим в стороне содержание и смысл и сосредоточимся на форме управления. Грубо говоря, на сигнале управления, на управляющем сигнале.

Общее понимание

Начнет с простого наблюдения: с точки зрения формы система управления - это запись (регистрация) всех распоряжений в формализованном виде, четко и ясно плюс контроль исполнения. Это постоянная работа над тем, что надо делать в каждый конкретный момент, какими ресурсами, в какой срок и за какую цену.

Распоряжения - один из видов сигналов управления. С другой стороны, система управления должна иметь подсистему выдачи распоряжений, их регистрации и последующего контроля исполнения распоряжений. Наличие и четкость работы подобной подсистемы позволяет судить о качестве, вплоть до наличия, системы управления. 

Обобщая, можно утрверждать, что для создания системы управления необходимо создать:
1. Управляющие сигналы.
2. Командную линию передачи сигналов.
3. Линию контроля исполнения.

Управляющие сигналы с точки зрения организации – это приказы, распоряжения и указания, в которых указаны:

• Проблемы.
• Цели, которых следует достичь для решения проблем.
• Задачи, которые нужно решить (задача это есть цель + способ ее решения) для достижения целей.
• Работы, которые нужно произвести для решения задач.

Все управляющие сигналы (приказы, распоряжения и указания) должны передаваться по выделенным каналам, с тем, чтобы обеспечить

• Санкционированный доступ к информации только тех, кого это касается;
• Гарантированность доставки управляющий сигналов
• Подтверждение принятия к исполнению. Попросту, ответственные обязаны «расписаться» в получении и подтвердить готовность к исполнения (военные отвечают в таком случае - «есть!»)
• Доставку информации о ходе и завершении исполненения, а также о затруднениях в ходе исполенния.

Архитектура системы управления

Управление небольшим объектом позволяет построить простую систему управления, которая выдает однотипные сигналы, сообразуюсь с одним или несколькими критериями. Для большого объекта система управления выстраивается иерархически. Причем, иерархий может быть несколько, в зависимости от того, какой структурообразующий фактор может быть выбран для рассмотрения иерархии. Например, организационная структура - наиболее простое свойство для построения иерерхии. Не факт, что она должна быть единственной, могут присутствовать альтернативные иерархии, построенные на других принципах. Например, на технологических или географических принципах.

Продукт системы управления

Система управления регистрирует актуальные проблемы, ставит цели для разрешения проблем, формулирует задачи для достижения целей и назначает работы для решения задач.

Системная иерархия возникает при декомпозиции управляемой системы на подсистемы, каждая из которых имеет независимые входы. Независимый вход подсистемы и является управляющим входом, но не обязательно независимый вход может быть управляющим. Он может быть и измерителем, и выходом другой подсистемы. Деление подсистемы далее на подсистемы порождает структурную иерархию систем управления, если подсистемы оснащены управляющими механизмами.

Другой взгляд. Цепочки «проблема-цели-задачи-работы» можно отобразить в виде графа – иерархического дерева. Графическое представление позволяет проверить увязку (согласование) элементов, убедиться в том, что нет изолированных целей без проблем, задач без целей, работ без задач.

Еще один поход - подход с точки зрения "заинтересантов". И этот подход можно охарактеризовать как "властная иерархия".

Властная иерерархия

Уровень владельцев бизнеса (учредителей, владельцев контрольного пакета, Совета Директоров)

Проблема – это разрыв между желаемым и действительным состоянием: «у нас так, а должны быть так…». Не все проблемы важны и не все из них нужно решать. То есть проблемы делятся на
• решаемые – и тогда устанавливается цель.
• Не решаемые (обычно для устранения проблемы нужно сменить полностью систему)
• Надуманные: фиктивные, или неверно понятые, или продукт манипуляции, осознанной или не осознанной.

Следует «вычислять» проблемы, анализировать, систематизировать, устанавливать приоритеты, принимать решение на устранение и четко формулировать (очень важна четкая формулировка!). Работа с проблемами – уровень владельцев бизнеса и более того – это их, пожалуй, единственная насущная обязанность.

Уровень топ-менеджеров

Постановка целей для разрешения проблем.
Не всякая цель может быть принятой таковой для управления (есть цели как идеал, фантазийные цели и ...).
Цель должна иметь обязательные характеристики:
• Быть конкретной
• Быть достижимой
• Быть измеримой (иметь четко измеримый результат)
• Быть четко определенной во времени.

Итак, получив от владельцев проблемы – пишем цели. Не запрещена и инициатива – выдвижение целей. Но если цель не привязана к проблеме – обязательно согласовать эту цель с вышестоящим уровнем. Если это не делается, то возникает конфликт использования ограниченных ресурсов.

Уровень руководителей отделов

Постановка задач. Задача это есть цель + метод или способ решения. Руководитель отдела получает цель и составляет план действий по ее достижению: «чтобы достичь цели, решаем следующие задачи…". У каждой задачи появляется ответственный исполнитель, который и отчитывается за задачу.

Уровень исполнителей

Работа – это конкретная операция, процесс или этап решения задачи. Имеет четкий срок, исполнителя, потребные ресурсы, количество и качество. Работ много и система управления не должна контролировать все работы. Система управления контролирует КРИТИЧЕСКИЕ работы - ограничители, от выполнения которых зависит достижения целей. Ограничители понимаются в смысле теории ограничений Элии Годдратта.