Трудности из-за отказа от планирования

Как стать играющим зрителем?

Нужно лишь отдавать себе отчет - в чьих интересах ведется игра.

При отказе от ежедневного планирования дел менеджер может встретиться со следующими трудностями:

• неразберихой: задачи расплывчаты, непонятны.
• тревожностью: не удалось мобилизовать необходимые компетенции.
• фальстартом: в нужный момент никого нет на месте.
• фрустацией: недостаточно средств, либо они не включены в процесс.
• медленное развертывание: не выделены этапы, не задан ритм.

Некоторые характеристики хорошего детального план-графика:

• план краток.
• план ясен.
• план перечисляет шаги, которые нужно сделать.
• в случае привлечения сотрудников, план учитывает их мнения и идеи (согласование плана).
• для шагов выделены необходимые ресурсы.
• план содержит описание действий (внутри шагов).
• для каждого действия определены исполнители.

Трудности планирования в условиях ограниченных ресурсов

В ситуации ограниченных ресурсов планирование ресурсов С НЕОБХОДИМОСТЬЮ должно стать частью (неотъемлемой) работы менеджера и его подчиненных.
Подчиненные должны постоянно отвечать на вопрос: "Все ли необходимые ресурсы имеются для выполнения работы?".

Затруднение порой вызывает список ресурсов.
Для начала можно воспользоваться следующим списком:

• Время.
• Рабочее место.
• Материалы (сырье).
• Оборудование и инструменты.
• Транспорт.
• Информация.
• Инструкции, регламенты, технологические карты или алгоритмы исполнения.
• Техническое обслуживание.
• Персонал.
• Квалификация (возможно, - талант!).
• Обучение: тренинги, курсы.
• Коммуникации и сотрудничество.

После того, как определены ресурсы, возникает не менее сложная процедура получения.

Для этого нужно представлять себе:

• Каким бизнес-процессом достигается получение ресурса?
• Какая задержка между заявкой и получением ресурса?
• Какие проблемы могут возникнуть с получением ресурса? Как их разрешать? Какие могут быть обходные сценарии (план Б)?

Все подчиненные должны быть обучены составлять заявки на ресурсы и заказывать ресурсы сами. За них не должен этого делать менеджер. Это имеет большое значение.

Заявка должна содержать ответы на следующие вопросы:

• Что заказывается?
• Для кого?
• Когда?
• Сколько?
• Для какого пункта, этапа плана?
• График использования ресурса: от ... до ..., кем?

На обороте заявки должен быть отметка о том, что имеется "план Б" на случай проблем с заявкой.