Выбор ERP

Согласно

8 ERP Software Selection Process Best Practices

1. Не заблуждаетесь ли вы в том, что вам действительно нужна новая ERP.

Если стратегия или бизнес-процессы имеют недостатки, бесполезна даже самая продвинутая ERP. Оценивайте ERP, как одну из альтернатив, а не как неизбежная необходимость. А раз это альтернатива, то придется рассчитать не только выгоды, но и затраты, включая скрытые затраты, такие как внутренние ресурсы проекта, преобразование данных и потерю производительности сразу после запуска.

2. Не забывайте о своем действующем поставщике ERP

Во многих случаях у конечных пользователей возникает впечатление, что старая система не работает. Причины такого восприятия часто имеют мало общего с самим программным обеспечением. Чаще недовольство связано с тем, что система была плохо реализована, сотрудники не были должным образом обучены или бизнес-процессы нарушены.

Прежде чем инвестировать в новую систему, стоит рассмотреть следующее:

• Обновление программного обеспечения ERP может обеспечить немедленные улучшения в бизнесе.
• Большинство поставщиков ERP улучшают систему и если вы не делаете обновлений, то вы можете упустить ключевые функции, которые могут решить ваши текущие проблемы.
• Ваш поставшик может приобрести другие корпоративные или точечные решения. Поэтому у вашего текущего поставщика могут быть продукты в их портфеле, о которых вы не знаете.

Обновление может дать больше экономии по сравнению с заменой. И еще, стоимость удержания клиента ниже, чем потеря клиента, поэтому ваш поставщик может пойти на многие уступки в отношении стоимости лицензий на программное обеспечение, обслуживания и обновлений.
Также, так как ваши сотрудники знакомы с текущей системой, вы, скорее всего, сэкономите на затратах на обучение.

3. Сосредоточьтесь на управлении бизнес-процессами

Некоторые компании выбирают ERP c самыми крутыми функциями. Однако, когда они начинают внедрение, они быстро понимают, что решение не соответствует потребностям их бизнеса.

Тогда обычно

1. компания меняет способ ведения бизнеса, чтобы их процессы работали в системе ERP и теряют процессы, обеспечивающие конкурентное преимущество, или 
2. компания настраивает программное обеспечение в соответствии с требованиями своих процессов, а этом может быть дорого, трудоемко, и если чревато, если процессы в чем то ошибочны.

Поэтому нужно начинать с определения бизнес-целей, согласования интересов заинтересованных сторон и описания бизнес-процессов, представляя их посредством схем. К сожалению, это может занять очень много времени.

После того, как требования определены - необходимо установить приоритеты. Следует помнить, что ни одна ERP не может удовлетворить всем бизнес-требованиям.

Шкала приоритетов:

• Must-have - обязательно для реализации.
• Выгодно - выгодно, но не критично.
• Приятно иметь - облегчает работу сотрудников и не более того.

4. Не ограничивайтесь одним критерием - рассмотрите несколько

Ведущие критерий - бизнес-требования, но есть и другие:

• Организационное выравнивание: организационная согласованность, слаженность действий, в частности. согласованность между стратегическим планом, бюджетом и организационными аспектами осуществления деятельности.
• Технологическая совместимость серверов, баз данных, ПК.
• Соответствие реализации стратегических целей.
• Жизнеспособность поставщика.
• Уровень обслуживания.
• Стоимость решения.
• Рекомендации и отзывов клиентов, использующих решения поставщика.

5. Проверьте свои ожидания на реалистичность.

• Помните, что проекты ERP редко занимают столько времени, сколько говорят продавцы программного обеспечения.
• Планы внедрения ERP всегда должны включать обучение, коммуникацию и другие организационные аспекты, имеющие решающее значение для успешного проекта.
• В свете этой мрачной реальности важно разработать план управления рисками, который включает непредвиденные расходы при сбое ERP .
• Будьте реалистичным относительно того, что рассказывает поставщик об своем решении. Хотя некоторые из этих утверждений могут быть правдой в некоторых случаях, слишком рискованно полагаться на широкие обобщения.
• Ответьте на вопросы с тем, чтобы отделить рекламные заявления от реальности:
• Чем ваши бизнес-требования отличаются от требований ваших коллег или конкурентов?
• Сколько времени и денег потребуется для полной реализации ERP как бизнес-решения, а не просто программного обеспечения?
• Что вы пытаетесь достичь с помощью своего решения ERP?
• Привлеките третью сторону для отделения факта от вымысла и элиминации эмоций.

6. Не забывайте о своих молодых сотрудниках, выросших уже в эпоху цифровых технологий.

Конечным пользователям должно нравится решение. И если подавляющее большинство пользователей выросло уже в мире цифровых технологий, если они никогда не знали жизни без цифровых технологий, то их опыт и привычки важны с точки зрения эффективного использования ERP. Это поколение ожидает, что программное обеспечение будет интуитивно понятным, их любимые платформы социальных сетей. Их знакомство с социальными сетями также побуждает их ожидать программные функции, которые способствуют сотрудничеству.

Они также ожидают доступности - ваше ERP должно предполагать использование мобильных устройств. Если для навигации куда-то потребуется более двух щелчков мыши, эти люди могут выбросить швакнуть своим ноутбуком об стену.

Многие поставщики ERP адаптировали свои решения, создавая пользовательские интерфейсы, похожие на платформы социальных сетей, добавляя функции совместной работы в социальных сетях, улучшая их совместимость с мобильными устройствами и снижая утомляемость пользователей.

7. Тщательно управляйте поставщиками ERP

Не позволяйте продавцам контролировать процесс выбора.

• Если ваш поставщик демонстрирует любое из следующих действий, считайте это красным флагом:
• Настаивает на том, чтобы процесс демонстрации и оценки решения проходил не вашему сценарию.
• Контролирует ход процесса оценки решения.
• Пытается работать напрямую с руководителями, принимающими решения, обходя проектную команду.
• Критикует подход вашей проектной команды
• Возмущается, эмоциально выражает мнения о процессе отбора решения.

Эти шаблоны обычно более распространены, когда поставщик ПОР чувствует, что находится в невыгодном положении по сравнению с конкурентами.

Следующие методы могут быть эффективными в пресечении попыток поставщиков контролировать процесс выбора:

• Убедитесь, что продавцы понимают ваш бизнес
• Разрешить поставщикам доступ к ключевым сотрудникам вашей компании
• Оцените отзывчивость поставщика
• Помните, что вы клиент, а не они
• Направьте обученных в работе с поставщиками руководителейи к поставщикам
• Позвольте продавцу уйти без ущерба его репутации, если уж так получилось
• Умело и ведите переговоры с поставщиком, действуя, где необходимо, агрессивно
• Четко определить область ответственности поставщика.
• Найти лучшего исполнителя, обеспечивающего внедрение ERP.
• 
  

8. Наймите независимого консультанта по ERP

К сожалению, многие консультанты по ERP слишком быстро дают рекомендации, основанные на предвзятости, откликах от поставщиков ERP и недостатке знаний о различных программных решениях.