Обновление ERP

Обновление ERP может показаться трудоемким, но оно критически важно. Обновление гарантирует работу системы с максимальной нагрузкой. Благодаря улучшенной производительности ERP снижается замедление работы системы, необходимость в разработках и в использовании обходных путей для выполнения ряда задач, а также сокращается общее время простоя. Также снизятся запросы в службу поддержки и сократится количество вопросов пользователей.

Почему обновления ERP так важны?

Есть несколько причин, по которым поставщики программного обеспечения предоставляют периодические обновления программного обеспечения. Некоторые из них:

• Повышения удобства использования системы.
• Повышение эффективности системы.
• Экономия времени, сил и расходов пользователей.
• Добавление новых функций программного обеспечения.
• Улучшение существующих функций программного обеспечения.

Установив последнюю версию ERP-системы, сотрудники получат доступ к новейшим системным функциям и новым возможностям, а бизнес может воспользоваться новыми функциями, чтобы повысить конкурентные преимущества бизнеса.

Обновление ERP против замены ERP 

Когда придет время обновить ERP-систему, можно сравнить процесс обновления с полной заменой системы.

В большинстве случаев обновление будет менее разрушительным, чем замена ERP. В идеале сохраняются вся интеграция и все конфигурации, которые уже созданы и настроены. Пока вы удовлетворены услугами, которые предоставляет поставщик, не нужно искать новых поставщиков ERP . Вы сохраняет систему и не потребуется значительных усилий в управлении организационными изменениями.

Контрольный вопросы в связи с обновлением ERP

1. Убедитесь, что обновление - правильное решение

Обсудите с руководителями ключевых отделов - следует ли бизнесу проводить обновление или замену ERP. Соберите вместе лиц, принимающих решение, а также конечных пользователей, таких как например:

• Менеджеры цепочки поставок.
• Сотрудники склада.
• Менеджеры по продажам и маркетингу.
• Финансовые и бухгалтерские менеджеры.

2. Определите свое текущее состояние

Определите масштаб проекта. Это включает в себя понимание текущего состояния и болевых точек бизнеса:

• Какие бизнес-процессы в настоящее время выполняет каждый отдел в рамках программного обеспечения?
• Какие болевые точки существуют в бизнес-процессах?
• Какие улучшения следует внести в процессы, чтобы устранить болевые точки?

3. Получите одобрение руководства

Если решено проводить обновление ERP, то следующий шаг - получение одобрение руководства. Эта часть важна для получения адекватного финансирования и адекватного выделения ресурсов для проекта. Чтобы повысить шансы на получение одобрения, стоит описать преимущества обновления для бизнеса.

4. Создайте команду проекта

Помимо руководителей отделов в проектную группу могут входить менеджеры проектов, профильные эксперты и даже сторонние консультанты. Убедитесь, что каждый член команды способен уделять должное внимание каждой фазе проекта. Некоторые этапы требуют 100% внимания членов команды, другие этапы требуют меньше внимания, но важно установить реалистичные показатели.

5. Создайте план проекта

Для определения объема внутренних ресурсов требуется подробный план проекта, включающий все факторы успеха обновления.

Также следует получить ответы на вопросы:

• Потребуется ли выполнить какие-либо обновления серверной базы данных? 
• Как будет решены вопросы с интеграцией и миграцией данных? 
• Какие устаревшие настройки сохранятся, а какие будут удалены?

План проекта должен предусматривать обучение конечных пользователей и другие действия по управлению изменениями. Каждый член проектной группы ERP должен озвучивать проблемы, выявлять риски и совместно работать над составлением реалистичного плана проекта.

Пришло ли время для обновления ERP?

Обновления ERP - важная часть оптимизации инвестиций. Во многих случаях обновление - более эффективный и экономичный способ, чем полноценное внедрение ERP.

Также полезно иметь дорожную карту. Этот контрольный список обновления ERP может помочь спланировать реалистичный дальнейший путь.

Источник.
Контрольный список обновления ERP для организаций, у которых нет времени на ерунду
от Panorama Consulting Group | 30 августа 2021 г.