Что такое контроль изменений в управлении проектами?

Планирование проекта может помочь не сбиться с пути, но редко все идет по плану. Несомненно, в ходе реализации проекта может возникнуть потребность в изменении проекта и следует уметь управлять изменениями плана проекта, не подрывая успешность самого проекта.

Организации, которые уделяют первоочередное внимание контролю изменений в управлении проектами, могут предвидеть и эффективно реагировать на запросы изменения, на новые обстоятельства, возникающие по ходу реализации проекта.

Что такое контроль изменений?

Управление изменениями - это систематический подход, который помогает управлять входящими запросами на изменения на протяжении жизненного цикла проекта.

Этот подход направлен на тщательное документирование и оценку каждого запроса на изменение, чтобы определить его выполнимость, потенциальную важность и ценность. После такой оценки команда проекта может утвердить, отклонить или отложить изменение проекта.

Внутренний механизм контроля изменений гарантирует, что изменяются только те элементы проекта, которые действительно нуждаются в изменении, избегая ненужных задержек и перерасхода бюджета проекта.

Различные типы запросов на изменение

На протяжении всего жизненного цикла проекта будут происходить два типа изменений:

• Изменения вне контроля команды.
• Изменения, инициированы в контексте проекта.

Изменения, которые происходят вне контроля, могут включать погодные явления, увольнение членов команды или болезнь сотрудников. Каждое из этих событий может повлиять на базовый план проекта и должны быть задействованы некоторые внутренние механизмы, которые позволят продолжать проект.

Могут быть запросы на изменение, которые могут поступать от заинтересованных лиц или от сотрудников. Они могут, например, включать:

• Добавление функций в программные приложения.
• Обновление сетевого оборудования.
• Установка системных патчей.

Возьмем, к примеру, стейкхолдеров. Если они недовольны готовой функциональностью ERP-системы, они могут запросить настройки. Подобные запросы могут изменить общий объем проекта и даже привести к сбою проекта, если им не управлять должным образом.

Контроль изменений в управлении проектами: 6 шагов, которым нужно следовать

После того, как запрос на изменение инициирован, необходимо выполнить несколько ключевых шагов. Соблюдение правильно организованной последовательности шагов помогает стандартизировать процесс измениний так, чтобы каждый знал, как ему действовать.

Шаг 1. Задокументируйте запрос на изменение

Когда возникает запрос на изменение, первый шаг - классифицировать и записать его. Это необходимо, даже если в конечном итоге будет принято решение отклонить изменение. Тут проводится оценка масштаба изменений.

Шаг 2. Проведите формальную оценку изменений

После того, как запрос оформлен, проектная группа проводит формальную оценку изменений. Ключевые вопросы, которые следует задать на этом шаге:

• Обосновано ли изменение?
• Каковы риски и преимущества внесения изменений?
• Каковы риски неиспользования изменений?
• Перевешивают ли риски преимущества?

Если изменение принято, назначаются исполнители. Если изменение отклонено или отложено, то документируются причины и мотиворовка подобного решения.

Шаг 3. Спланируйте изменения

Группа исполнителей создает подробный план изменения и шаблон проектного решения, перечень требуемых спецификаций, если они требуются. План должен содержать сроки выполнения работ.

На этом этапе должны быть определены критерии успешности изменения, а также мероприятия по "откату" изменения в том случае, если будет обнаружено, что изменение не принесло ожидаемой пользы. Например, для программного обеспечения это может быть простое удаление программного исправления, или восстановление работоспособности сервера.

Шаг 4: Изменение программного обеспечения

Если запрошенное изменение требует доработки программного обеспечения ERP, команда проекта разработает новую программу и протестирует ее. Если тесты успешны, то следующий шаг - запрос на развертывание программы.

Шаг 5. Интеграционное тестирование

Если изменение программного обеспечения одобрено, группа приступит к его внедрению. Изменение предъявляется заинтересованным лицам и заказчику, подписываются акты приемки по результатам испытаний и принимается решение на передачу изменией в "продуктивную" эксплуатацию.

Шаг 6: Заключительная оценка

Если все внедрено и проверено, статус запроса на изменение изменится с активного на закрытый. Если возникнут какие-либо проблемы, требующие корректировки, команда проекта повторно оценит изменение и, возможно, потребуется повторить предыдущие шаги.

Итого

Контроль изменений имеет решающее значение для успеха ERP и трансформации бизнеса. Формальный план управления изменениями - это только один из компонентов управления проектом, но он очень важен. Когда в проекте происходят изменения, знание того, что делать и как реагировать на это, может обеспечить долгосрочный успех проекта. Когда компания готовится к цифровой трансформации, следует помнить о важности контроля изменений в управлении проектами.

Источник:

Что такое контроль изменений в управлении проектами?
от Panorama Consulting Group | 26 апреля 2021 г.

https://hs.panorama-consulting.com/e2t/tc/VW1MWq4-rJ4fW6PrYhP72rWq2W1sXT7r4qXRhdN3pwdFt5QSg9V3Zsc37CgGSTW85s8L15T7Hj7VTwFRh80QZQ5W25vnfJ30xwL6W5GV7ny6f8pk6W38C4TR36-GPHV-XnGG1gqNMRW3L7PYx1--TBvW1QrJcl7MZbkGW1xDQz3827CchW2CS5nb8BWBBNDCXlbS-vQ8W3RzBzT1_-V_XW4ZvtZN3Q8w-VF5sczKFfnGXW6TJh7y4sTZsgVTG8n35lsJ-xW8RG8_05N4dstVwnb5h2Mx3yMW71S4901tLv41N6DwfD_8tRVdW3v8lJz4t_V-VW8w-mrn3YZGVSW3YZ2Zz8Pc7F1W5P5_hM5JhNZyW8ZMc6T2FXysVW7WnnKv6M7s1GW8kHcTx8dmQJ3W7SLrMd4LBR50W4thV9M8LtfR5N3h655Hjbff2W23GVWy1Ckv5mW80hgLr7cB-NhW8xxpWZ8gFnC9W3cX8Nt7LnJczW4wRVhb48lSgqW81x6hb4nZF4vW4Ygb953zNkyYW4lV5qb5bMJcbW2s84hN4wJ1_bF5ss4Mfd_9jW1G0NF38GfY0dN8yZhghW44KHV7MpB62ggLmsVRNsNx72wCkF35Y91