Принцип документационного обеспечения деятельности фирмы определяет наличие необходимого и достаточного для эффективности управления различных документов: стандарты, регламенты, инструкции, методики, отчеты, а также иных видов документов, потребность в которых возникает в ходе и для реализации бизнес-процессов.
Принцип устанавливает требования к базовым характеристикам документов.
Принцип устанавливает требования к базовым характеристикам документов.
- Аутентичность. Обеспечивается политикой и процедурами, которые контролируют создание, получение, передачу, хранение документов, а также распоряжение документами с гарантиями того, что создатели документов уполномочены и идентифицированы, а документы защищены от несанционированного добавления, стирания, переделки, использования и утаивания.
- Достоверность: полнота, своевременность, актуальность (отражение всех изменений).
- Целостность. Любые санкционированные аннотации и добавления к документу или стирание в документе должны быть явно указаны и прослеживаемы. Обеспечивается мерами контроля и наблюдения за доступом и верификацией пользователей, санкционированным уничтожением и охраной документов.
- Эксплуатационная готовность. Каждый документ должен быть найден, предоставлен и интерпретирован, должно быть всегда известно его местонахождение. Для сложных докуметов должны быть явно указаны конекстуальные взаимосвязи документов, должны иметься возможность определить документ в контексте более широких деловых операций и функций.
- Соответствие. Содержание и форма документа должны соответствовать требованиям, предъявляемых к данному типу документов.
- Своевременность. Каждый документ должен быть создан и актуален в течение определенного периода.
Комментариев нет:
Отправить комментарий