На основании заметки
Tips for Prioritizing ERP Requirements by Panorama Consulting Group | Jun 17, 2019
Данные советы применимы не только в случае выбора новой ERP или модернизации или для различного вида доработок. В узком смысле, в случае когда выявлены узкие места, громоздкие и нудные работы, функциональные разрывы, все нудное и рутинное, что может быть поручено компьютеру встает задача сформировать документ с рабочим названием "Функциональные требования...".
Хорошо, если все желаемое можно реализовать. Но так не бывает. Требования могут быть противоречивыми, а ресурсы ограниченными и нужно выбирать. Выбор можно сделать случайным, а можно придать выбору некоторую степень рациональности и обоснованности. Приоритизация - один из инструментов обоснования выбора. Но нужно иметь введу, что приоритеты в конечном счете утверждает человек. Это может лицо, принимающее решение, или лидер, формальный или неформальный. А раз человек - то мы имеем субъективное решение, и важно, чтобы оно было правильным.
Приоритезация функциональных требований выглядит простой задачей, если вы один. Но каждый агент влияния будет настаивать, что именно его функциональные требования являются самыми важными и вы можете оказаться в тупике. Итак, вам каким то образом нужно добиться консенсуса в расстановке приоритетов.
1. Уточните цели Проекта, Объем проекта, Периметр проекта.
Есть известная проблема, описываемая как треугольник в управлении проектами.
В частности, вот так описан треугольник Треугольник управления проектами
Цель вашего проекта может как сложной, так и простой. Но какой бы ни была ваша цель, убедитесь, что все члены команды понимают ее, поскольку это сведет к минимуму количество некритических бизнес-требований, возникающих при сборе функциональных требований.
2. Определите базовые бизнес-процессы
Определение бизнес-процессов поможет вам определить масштаб проекта. Это поможет составить список минимальных требований, необходимых для поддержания бизнеса.
При документировании бизнес-процессов нужно сосредоточиться на бизнес-потребностях и не путать текущие системные ограничения с тем, что действительно необходимо.
3. Совершенствуйте свои процессы
Если вам нужно получить важное преимущество для бизнеса, то реинжиниринг бизнес-процессов - ваш лучший друг. Заметим, что функциональные области, которые приносят конкурентные преимущества, такие как обслуживание клиентов или управление цепочками поставок, не должны быть стандартизированы.
После того, как вы улучшили процессы, которые отличают вашу компанию от конкурентов, вы можете начать изучать функциональность вашего решения.
Хотя дифференцированные процессы не должны быть стандартизированы, это не означает, что стандартизированные процессы не могут принести конкурентное преимущество. Фактически, поставщики ERP тратят бесчисленные доллары и часы на усовершенствование возможностей системы, чтобы удовлетворить наиболее часто запрашиваемые функции, чтобы обратиться к самой широкой клиентской базе. Использование процесса, рекомендованного для вашей отрасли, может помочь вам оставаться конкурентоспособным.
4. Выполните Fit-Gap анализ.
Fit-Gap анализ поможет выполнить анализ разрывов и пробелов. Это поможет вам определить, где новая система будет соответствовать требованиям вашей компании, а где - нет.
Требования, которые устраняют разрыв или являются "удобными" - легко могут получить соответствующий приоритет. А вот требования, которые требуют дополнительных усилий, могут стать предметом более пристального внимания.
Следует помнить, что требования к устранению gap-ов (разрывов) не должны перекрывать функциональные требования и в процессе расстановки приоритетов должны рассматриваться в конце.
При рассмотрении разрывов, получивших низкий приоритем, можно провести дополнительный анализ затрат, а также ответить на ряд вопросов, ответы на которые помогут понять, стоит ли устранять оставшиеся после расстановки приоритетов разрывы:
Основываясь на этом анализе, можно оценить выгоды и затраты устранения разрыва и определить - стоит ли браться за устранение разрыва. А также обосновывать - почему разрыв не устранен, если на этом будут настаивать при сдаче проекта.
5. Классифицируйте бизнес-требования
После того, как требования собраны, разделите их на три класса:
Критически важные требования сразу должны быть расцены в деньгах, времени и других ресурасах и эти суммы должны быть вычтены из бюджета проекта.
Проверьте после вычитания всех важных требований - осталось ли что-либо в бюджете.
Таким образом, при классификации требований мы учитываем бюджет проекта, сроки и объем работ исходя из критичности работ.
Также классификация помогает в деле сотрудничества между всеми департаментами и заинтересованными сторонами, так как обеспечивает представление о ценности требования с точки зрения бизнеса.
Итог.
Какие требования лучше, какие хуже, какие подходят, какие нет, какие выполнять, а какие отложить, на эти вопросы помогает ответить расстановка приоритетов ваших бизнес-требований. Но это требует организационной согласованности вокруг целей проекта, четкого определенния области автомазации и, чаще всего, улучшения (бизнес-инжениринга) затрагиваемых бизнес-процессов.
Tips for Prioritizing ERP Requirements by Panorama Consulting Group | Jun 17, 2019
Данные советы применимы не только в случае выбора новой ERP или модернизации или для различного вида доработок. В узком смысле, в случае когда выявлены узкие места, громоздкие и нудные работы, функциональные разрывы, все нудное и рутинное, что может быть поручено компьютеру встает задача сформировать документ с рабочим названием "Функциональные требования...".
Хорошо, если все желаемое можно реализовать. Но так не бывает. Требования могут быть противоречивыми, а ресурсы ограниченными и нужно выбирать. Выбор можно сделать случайным, а можно придать выбору некоторую степень рациональности и обоснованности. Приоритизация - один из инструментов обоснования выбора. Но нужно иметь введу, что приоритеты в конечном счете утверждает человек. Это может лицо, принимающее решение, или лидер, формальный или неформальный. А раз человек - то мы имеем субъективное решение, и важно, чтобы оно было правильным.
Приоритезация функциональных требований выглядит простой задачей, если вы один. Но каждый агент влияния будет настаивать, что именно его функциональные требования являются самыми важными и вы можете оказаться в тупике. Итак, вам каким то образом нужно добиться консенсуса в расстановке приоритетов.
1. Уточните цели Проекта, Объем проекта, Периметр проекта.
Есть известная проблема, описываемая как треугольник в управлении проектами.
В частности, вот так описан треугольник Треугольник управления проектами
''Сделаем хорошо, быстро, дешево. Выберите из этих трех условий два''.Вы должны четко определить бизнес-цель проекта и определить элементы, которые определенно выходят за рамки проектного треугольника.
Инженеры уже десятки лет говорят это руководителям проектов.
Если сформулировать эту мысль немного иначе, каждый проект представляет собой треугольник, в котором сбалансированы время, деньги и область охвата, — изменить один из факторов, не затронув хотя бы один из других, невозможно. Задача руководителя проекта — следить за тем, чтобы треугольник не распался.
Но как? Когда возникает проблема, сначала определите ее место в треугольнике проекта: в чем дело — во времени (расписание), деньгах (бюджет) или области охвата? Во-вторых, выясните, какие стороны треугольника вы можете изменить, а какие зафиксированы. В-третьих, скорректируйте факторы, которые помогут устранить проблему и оптимизировать проект. В-четвертых, сдайте проект и отпразднуйте его завершение!
Цель вашего проекта может как сложной, так и простой. Но какой бы ни была ваша цель, убедитесь, что все члены команды понимают ее, поскольку это сведет к минимуму количество некритических бизнес-требований, возникающих при сборе функциональных требований.
2. Определите базовые бизнес-процессы
Определение бизнес-процессов поможет вам определить масштаб проекта. Это поможет составить список минимальных требований, необходимых для поддержания бизнеса.
При документировании бизнес-процессов нужно сосредоточиться на бизнес-потребностях и не путать текущие системные ограничения с тем, что действительно необходимо.
3. Совершенствуйте свои процессы
Если вам нужно получить важное преимущество для бизнеса, то реинжиниринг бизнес-процессов - ваш лучший друг. Заметим, что функциональные области, которые приносят конкурентные преимущества, такие как обслуживание клиентов или управление цепочками поставок, не должны быть стандартизированы.
После того, как вы улучшили процессы, которые отличают вашу компанию от конкурентов, вы можете начать изучать функциональность вашего решения.
Хотя дифференцированные процессы не должны быть стандартизированы, это не означает, что стандартизированные процессы не могут принести конкурентное преимущество. Фактически, поставщики ERP тратят бесчисленные доллары и часы на усовершенствование возможностей системы, чтобы удовлетворить наиболее часто запрашиваемые функции, чтобы обратиться к самой широкой клиентской базе. Использование процесса, рекомендованного для вашей отрасли, может помочь вам оставаться конкурентоспособным.
4. Выполните Fit-Gap анализ.
Fit-Gap анализ поможет выполнить анализ разрывов и пробелов. Это поможет вам определить, где новая система будет соответствовать требованиям вашей компании, а где - нет.
Требования, которые устраняют разрыв или являются "удобными" - легко могут получить соответствующий приоритет. А вот требования, которые требуют дополнительных усилий, могут стать предметом более пристального внимания.
Следует помнить, что требования к устранению gap-ов (разрывов) не должны перекрывать функциональные требования и в процессе расстановки приоритетов должны рассматриваться в конце.
При рассмотрении разрывов, получивших низкий приоритем, можно провести дополнительный анализ затрат, а также ответить на ряд вопросов, ответы на которые помогут понять, стоит ли устранять оставшиеся после расстановки приоритетов разрывы:
- Если не устранить разрыв, как это отразиться на бизнесе?
- Требуются ли для устранения разрыва дополнительные трудовые ресурсы?
- Будут ли монетарные потери или упущенная выгода, если не устранить разрыв?
- Как разрыв влияет на удовлетворенность клиентов?
- Как разрыв влияет на соблюдение требованний государства и иных регулирующих организаций и союзов?
- Повлияет ли устранение разрыва на график проекта?
- Сколько времени и иных ресурсов требуется на устранение разрыва?
Основываясь на этом анализе, можно оценить выгоды и затраты устранения разрыва и определить - стоит ли браться за устранение разрыва. А также обосновывать - почему разрыв не устранен, если на этом будут настаивать при сдаче проекта.
5. Классифицируйте бизнес-требования
После того, как требования собраны, разделите их на три класса:
- Обязательно к исполнению. Критически важные требования.
- Повышает стоимость бизнеса.
- Приятно иметь.
Критически важные требования сразу должны быть расцены в деньгах, времени и других ресурасах и эти суммы должны быть вычтены из бюджета проекта.
Проверьте после вычитания всех важных требований - осталось ли что-либо в бюджете.
Таким образом, при классификации требований мы учитываем бюджет проекта, сроки и объем работ исходя из критичности работ.
Также классификация помогает в деле сотрудничества между всеми департаментами и заинтересованными сторонами, так как обеспечивает представление о ценности требования с точки зрения бизнеса.
Итог.
Какие требования лучше, какие хуже, какие подходят, какие нет, какие выполнять, а какие отложить, на эти вопросы помогает ответить расстановка приоритетов ваших бизнес-требований. Но это требует организационной согласованности вокруг целей проекта, четкого определенния области автомазации и, чаще всего, улучшения (бизнес-инжениринга) затрагиваемых бизнес-процессов.
