РОЛИ
Во время совещания участники могут играть следующие роли:
• модератор — следит за соблюдением повестки дня;
• секретарь — помогает докладчику. Занимается организацией всего процесса совещания;
• докладчик предоставляет какую-либо информацию;
• руководитель — осуществляет управление совещанием и конечный выбор решения.
Модератор во время совещания должен:
• наблюдать за тем, сколько времени требуется команде для выполнения ее задач;
• давать указания, как расходовать время, отведенное для проведения совещания;
• в начале совещания обсудить, сколько времени следует отвести на обсуждение каждого из вопросов повестки;
• регулярно объявлять, сколько прошло времени с начала совещания, чтобы команда знала, сколько времени осталось в ее распоряжении;
• прерывать командное обсуждение, когда команда выходит за рамки отведенного времени;
• выдвигать предложения о возможных корректировках плана собрания;
• постоянно следить за скоростью, с которой протекают различные фазы собрания;
• следить за тем, чтобы заседание не продлилось более полутора часов.
Секретарь во время совещания должен:
• быть хорошим слушателем;
• быстро делать записи;
• быстро обобщать сказанное;
• держать в уме такие важные вопросы, как:
o какие вопросы обсуждались?
o какие ответы были даны?
o каковы были наиболее важные вопросы, вызвавшие дискуссию?
o какие задачи был определены?
o какие ошибки были сделаны, чему команда научилась благодаря им?
o какие решения были приняты?
o какие действия будут предприняты по результатам собрания?
o какие выводы были сделаны?
o какие соглашения были достигнуты (о том, кто, когда и что будет делать)?
o зарегистрировать присутствующих.
o записать дату следующего совещания.
Руководитель ответственен за эффективность совещания, поэтому во время совещания он должен:
• следить, чтобы во время мозгового штурма не допускались оценочные комментарии;
• следить за тем, чтобы все принимали активное участие в дискуссии;
• способствовать тому, чтобы любая деятельность в ходе собрания состояла из последовательных, логически завершенных этапов;
• следить, чтобы участники с уважением относились к мнениям и предложениям друг друга;
• прерывать посторонние разговоры и отступления, не относящиеся к обсуждаемому вопросу.
Результатом совещания могут быть:
• перечень мнений участников совещания. Составление перечня различных мнений позволяет взять таймаут и обдумать предложения других участников совещания, "услышать" аргументы других участников совещания и позднее перейти к выбору и принятию взвешенного управленческого решения;
• действие. После совещания его участники идут выполнять определенные на данном совещании конкретные задачи;
• документ. Обязательным результатов совещания является документ, в котором зафиксирован результат: постановление, приказ, отчет и т.д.;
• управленческое решение.
Эффективность совещания
Главным условием эффективности совещания является соблюдение следующих принципов:
Для того чтобы сделать совещание максимально эффективным, следует обратить внимание на следующие пункты:
• цели совещания должны быть ясны и понятны;
• участники должны быть выбраны правильно, приглашены только те, без кого на данном собрании обойтись невозможно;
• определены участники совещания, ответственные за руководство процессом проведения совещания, за ведение протокола, контроль времени и соблюдение повестки дня (в соответствии с перечисленными выше ролями);
• должна быть сформирована и разослана всем участникам заблаговременно повестка дня;
• имеется четкий план совещания, содержащий, в том числе, объявления, информационные сообщения и вопросы для обсуждения;
• совещание должно всегда начинаться вовремя;
• в ходе совещания должны иметь место только открытые дискуссии;
• с протоколом совещания можно ознакомиться в течение недели по его завершении;
• совещание завершается, как только его цель достигнута;
• результаты совещания следует оценивать, исходя из их важности с точки зрения перспектив организационного развития.
Если участники совещания будут следовать этим принципам, всегда можно достигнуть цели, которая ставится перед совещанием.
ПРАВИЛА СОВЕЩАНИЙ
Перед совещанием
• обеспечить правильный состав команды;
• прочитать протокол предыдущего собрания и сформулировать план и цели текущего собрания;
• своевременно выслать приглашения, повестку дня и дополнительную информацию участникам, подготовить для совещания подходящее помещение;
• подготовиться самому.
Во время совещания:
• начать заседание вовремя;
• спросить, все ли получили и ознакомились с информацией о текущем собрании и смогут ли присутствовать до самого конца;
• обсудить процедуру ведения протокола (кто будет вести протокол собрания), цели собрания и вклад, который ожидается от участников;
• дать вспомогательные задания тем сотрудникам, которые будут следить за временем и за процессом совещания;
• следовать пунктам повестки дня;
• руководить процессом, задавая вопросы, обобщая мнения, спрашивая тех, кто не принимает участие в обсуждении, об их мнении, проясняя мнения участников, стимулируя активное слушание, выражая высокую оценку идей и деятельности работников, подчеркивая сделанные выводы и т.д.;
• обобщать наиболее важные моменты и поощрять дискуссию, направленную на реализацию целей команды;
• задавать вопросы, стимулирующие вовлечение участников совещания в обсуждение.
Вопросы, стимулирующие вовлечение участников совещания
У кого есть предложения? Кто согласен со сказанным, кто не согласен? Кто хочет прокомментировать сказанное? Кто может довести эту идею до конца или разъяснить нам ее? У кого есть контраргументы? Кто может обобщить сказанное? Какие ошибки были сделаны? Чему можно научиться благодаря им?
РЕКОМЕНДАЦИИ РУКОВОДИТЕЛЮ СОВЕЩАНИЯ
• устанавливать взаимосвязь между различными идеями и поощрять открытое взаимодействие;
• спрашивать о фактах и предложениях, просить предоставить информацию и обращать внимание на те цели, которые должны быть достигнуты. П. Не следует мириться с опозданиями, личными беседами и самовольными уходами с собрания;
• не стоит допускать отклонений от рассматриваемого вопроса. Четко определить, кто и что будет делать;
• предпринять действия, стимулирующие развитие дискуссии, если возникает опасение, что она заходит в тупик. Сохранять нейтралитет по отношению к предмету обсуждения и к участникам, обращаться со всеми одинаково;
• не обсуждать одновременно несколько вопросов повестки дня;
• поддерживать спокойную, неформальную атмосферу и следить за дисциплиной;
• следить, чтобы людям было удобно, следить за напряжением;
• поощрять открытость и готовность рисковать;
• не стоит стремиться достичь полного согласия, стремиться к единодушному намерению достичь конкретной цели;
• останавливать дискуссию на время и предоставлять участникам время на размышление;
• стараться найти точки соприкосновения между различным идеями, чтобы представить их как дополняющие друг друга;
• убедиться, что решения и действия поняты участниками и записаны в протоколе;
• играть роль коуча/помощника. Не стремиться к доминированию и не демонстрировать свой авторитет;
• не допускать, чтобы участники отвлекали друг друга посторонними разговорами;
• последние 10 минут собрания посвятить подведению итогов и наметить будущие действия;
• завершить дискуссию, как только предмет обсуждения будет исчерпан;
• ценить эффективность работы команды;
• документально зафиксировать уроки, вынесенные из данного собрания;
• договориться о следующем собрании.
РЕКОМЕНДАЦИИ УЧАСТНИКУ СОВЕЩАНИЮ
Перед совещанием
• прочитать протокол предыдущего собрания, изучить повестку дня и подготовиться к заседанию;
• выяснить, какова цель собрания, сосредоточить на ней свое внимание;
• не опаздывать.
Во время совещания:
• убедиться, что поднимаемые вопросы есть в повестке дня, и внимательно относиться к тем вопросам, которые обсуждаются другими;
• если не понятно какое-то высказывание другого участника, следует попросить его разъяснить;
• принимать активное участие в дискуссии: слушать, обобщать мнения, при необходимости следует просить пояснить интересующие положения, развивать идеи других, вести конструктивный спор, не отклоняться от предмета обсуждения и т.д.;
• вступать в обсуждение, только если есть, что сказать по существу вопроса, и промолчать, если нечего сказать.
***
Формула и методика расчета эффективности совещаний:
Здесь
W – стоимость обсуждаемого на совещании вопроса,
p – вероятность, того что обсуждаемый и принятый к исполнению результат будет достигнут в размере W.
M – стоимость материалов, прочих расходов, понесенных в связи проведением совещания.
i – количество категорий сотрудников в соответствие с иерархией организации.
Si – стоимость часа сотрудника i-того иерархического уровня.
ki – количество участников совещания i-того иерархического уровня.
ROCC – нормативная рентабельность затрат.
Кстати, ROCC можно определить через такой популярный показатель EBITDA. Не в буквальном, а в оценочном смысле:
Дополнение.С учетом замечаний Сергея Багузина привожу переработанную формулу расчета эффекта совещания
Здесь
dW - добавленная стоимость, которая будет получена по результатам совещания или предотвращенный ущерб, который будет предотвращен (извините за каламбур) в результате проведения совещания,
dT - длительность совещания,
N - число уровней иерархии состава участников совещания,
G - эффект совещания (можно отождествлять с прибылью совещания если dW есть добавленная стоимость не содержащая переменных затрат)
Остальные обозначения приведены выше.
