Цели коммуникации: донести информацию или сформировать поведение.
Роль
|
Что делает
|
Каким образом
|
Приемник информации
|
Разыскивает и получает
разнообразную информацию (в основном текущую) специализированного характера,
которую, понимая организацию и внешние условия, успешно использует в
интересах своего дела; выступает как нервный центр внешней и внутренней
информации, поступающей в организацию
|
Обработка всей почты,
осуществление контактов, связанных преимущественно с получением информации
(периодические издания, ознакомительные поездки)
|
Распространитель информации
|
Передает информацию, полученную из внешних источников или
от других подчиненных, членам организации; часть этой информации носит чисто
фактический характер, другая требует интерпретации отдельных фактов для
формирования взглядов организации
|
Рассылка почты по организациям с целью получения
информации, вербальные контакты для передачи информации подчиненным (обзоры,
беседы)
|
Представитель
|
Передает информацию для внешних
контактов организации относительно планов, политики, действий, результатов
работы организации, действует как эксперт по вопросам данной отрасли
|
Участие в заседаниях, обращение
через почту, устные выступления, включая передачу информации во внешние
организации и другим лицам
|
Когда люди вступают друг с другом в коммуникации, возникают как минимум две взаимосвязанные проблемы.
- Проблема эффективности. Cвязана с точностью коммуникаций. Эффективные коммуникации имеют место в тех случаях, когда смысл, вкладываемый источником в сообщение, и значение, воспринимаемое получателем, практически совпадают.
- Проблема продуктивности. Связана с затратами на коммуникацию.
В процессе межличностного общения информация может быть представлена в следующих формах:
- Вербальной форма. Содержание информации. 20% воспринимаемой информации. Остальные 80% приходятся на другие формы.
- Паравербальная форма: интонации, эмоции - вздохи, всхлипы, смешки, паузы, междометия. Отношения собеседников. Влияет на эффективность усвоения информации.
- Невербальная форма. Отношения собеседников. Влияет на эффективность усвоения информации.
- Ясность (Clarity).
- Полнота (Соmpleteness).
- Краткость (Соnciseness).
- Конкретность (Соncreteness).
- Корректность (Соrrectness).
7 источников шума, являющихся помехами в межличностном информационном обмене:
- Физические искажения.
- Семантические проблемы. Семантические барьеры коммуникаций включают в себя неудачный выбор слов или неуместное их использование, а также применение смешанных сообщений.
- Смешанные сообщения. Смешанные сообщения имеют место, если слова передают одно сообщение, а "язык тела" - другое.
- Культурные различия.
- Отсутствие обратной связи.
- Неумение слушать собеседника.
- Эффект статуса.
В процессе межличностной коммуникации обратная связь (ОС) - это намеренное сообщение другому человеку о тех его действиях, которые ведут к достижению цели, и о тех, которые приводят к результатам, не соответствующим целям организации.
Обратная связь должны быть:
- сбалансированной. (баланс похвалы и критики)
- конкретной. (не употреблять «вы всегда…», «все…»)
- понятной.
- активной. Спрашивать, а не вещать.
- сравнимой. Сравнивать с прошлым.
- направлена на поведение.
- достаточной. Не делать мимолетных усилий, ради отписки.
- Дайте сотруднику увидеть, что он сделал;
- Покажите ему последствия этого поведения;
- Наметьте вместе с ним дальнейшие действия по изменению поведения.
Под умением слушать понимают навыки принимать сообщения, четко выделяя содержащиеся в них факты и ощущения, правильно интерпретировать их значение.
Правило
|
Плохой слушатель
|
Хороший слушатель
|
Слушайте активно
|
Пассивен, отстранен от беседы
|
Задает вопросы, перефразирует
|
Находите интересные темы
|
Отключается от надоевших тем
|
Ищет новые знания
|
Не раздражайтесь
|
Легко выходит из себя
|
Ведет себя сдержанно, проявляет терпимость,
концентрируется на главном
|
Используйте то, что мы
думаем быстрее, чем говорим
|
Нервничает, если собеседник говорит медленно
|
Обдумывает, резюмирует, взвешивает аргументы,
прислушивается к интонациям
|
Будьте отзывчивы
|
Формально поддерживает диалог
|
Проявляет интерес жестами, позой, слушает и говорит сам,
создает позитивную обратную связь
|
Оценивайте суть, а не слова
|
Отключается, если собеседник не может сформулировать свою
мысль
|
Оценивает не огрехи речи, а суть высказывания
|
Поддерживайте в собеседнике
интерес
|
Заранее предубежден, начинает спорить
|
Вступает в дискуссию только после того, как поймет позицию
другой стороны
|
Старайтесь всесторонне
оценить высказываемые идеи
|
"Придирается" к словам
|
Прислушивается к центральным темам диалога
|
Тренируйте умение слушать
|
Отсутствие энергии, невнимательность
|
Активно использует мимику, жесты, контакт глазами
|
Тренируйте интеллект
|
Предпочитает работать с легкими и простыми материалами,
избегает сложных
|
Воспринимает сложные проблемы как интеллектуальную игру
|
Характер коммуникаций с точки зрения организационной структуры
- Внедрение целей и стратегий. Разъяснение менеджментом новых стратегий и целей обеспечивает работников информацией о конкретных задачах и ожидаемом от них поведении.
- Должностные инструкции и приказы.
- Процедуры и различные правила.
- Обратная связь по результатам деятельности.
- Внушение идей.
- Проблемы и вопросы.
- Предложения по улучшению.
- Отчеты о результатах деятельности.
- Жалобы и споры.
- Финансовая и бухгалтерская информация.
- Разрешение проблем внутри отделов.
- Координация работы отделов.
- Инициативы изменений и улучшений.