Решение проблем

У каждого руководителя возникают проблемы. Гораздо выгоднее не самому решать все проблемы, а создавать такие условия, чтобы люди сообща решали стоящие перед компанией задачи и тем самым чтобы проблемы решались без Вас.

Для стоит помнить о шести правилах:

• Персонал должен знать, чем занимаются остальные сотрудники.
• Расширить полномочия посредников.
• Расширить полномочия сотрудников (дать людям больше власти).
• Найти "повод" и "побудительные причины" для сотрудничества.
• Заставить сотрудников думать о будущем.
• Возложить ответственность за сбои на тех, кто не желает сотрудничать.

А также помнить о предостережения или запретах:

• Не утверждайте новые процедуры и не вводите лишние уровни управления без крайней необходимости. (Добавлять или сохранять ненужное также плохо, как и не делать необходимого).
• Не ищите плохих результатов в отношении людей к делу или в их образе мыслей. (Иначе - Вы не видите проблему в целом. Нужно обратить внимания на задачи, которые решают люди; на ресурсы, которыми они располагают; на трудности, с которыми они сталкиваются).
• Не берите на себя все решения - оставьте другим.
• Не полагайтесь на материальные стимулы - могут неприятные побочные эффекты.
• Не пытайтесь количественно оценивать сотрудничество, полагайтесь на мнения.

По материалам. Ив Морьё. Что делать, чтобы проблемы решались без вас. Harvard Business Review. 12.2011.

В развитие этого пригодятся принципы производственной системы Toyota.

1. Постоянно минимизируйте потери.

Люди не подозревают, сколько времени можно сэкономить при правильной организации рабочего процесса.

Используемые приемы:

• Задавайте пять вопросов примерно такого вида: Зачем? Почему? Для чего?
• Выявляйте даже самые мелкие потери.
• Периодически пересматривайте суть работы каждого сотрудника.

2. Четко формулируйте задачи. Значительную часть работы можно описать, если описано, то можно совершенствовать.

Используемые приемы:

• Выявите повторяющие элементы и формулизуйте их.
• Не пытайтесь описать все и сразу.
• Оперируйте фактами, иначе вам не поверят.
• Постоянно анализируйте виды работ, которые пока не поддаются формализации.

3. Наладьте обмен информацией.

Приемы:

• Определите, кто, когда, как часто и какую информацию должно предоставлять.
• Добейтесь единого понимания терминов, понятий и содержания информации.
• Решайте споры, опираясь на факты.

4. Следуйте методу научного эксперимента, чтобы оперативно устранить проблемы.

Приемы:

• Обнаруженную проблему должен устранить ее виновник (в идеале).
• Решайте проблем в месте их возникновения.
• Решайте проблемы по "горячим следам".

5. Организуйте процесс непрерывного улучшения. Тщательно планируйте переход к новому.

Приемы:

• Начните с малого.
• Записывайте наблюдения по ходу "диффузии нового".
• Постоянно ищите новые методы.
• Помните - новое годится не для всего.

6. Пропагандировать новую систему обязано руководство.

Приемы:

• Руководители проектов, менеджеры должны обучать и мотивировать подчиненных.
• Высшее руководство должно обеспечивать и поддерживать стратегическую перспективу.