Оптимизация бухгалтерии

"Добрый день! От руководства поступило поручение провести оптимизацию подразделения бухгалтерского учета. Если сказать вернее, то необходимо провести оптимизацию численности подразделения. Я перечитала всю нормативную документацию, просмотрела описанные бизнес-процессы, ознакомилась с бизнес-требованиями по автоматизации, но так и не определилась в каком направлении следует искать решение. Возможно, кто-то сталкивался с подобной ситуацией и может посоветовать с чего начать и на что обратить особое внимание. То есть, какие существуют причины и нюансы, из-за которых подразделение работает неэффективно? Спасибо." 

Были у меня такие задачи. И они не самые приятные.
К слову сказать, такая задача должна исходить от Главного бухгалтера, и только Главный бухгалтер может отвечать за результат. Аналитик, в этом случае можете выступать в качестве "правой руки" Главного бухгалтера.

Решение задачи зависит от "миссии" бухгалтерии.
А именно, есть две крайности и много промежуточных состояний.
1. Бухгалтерия работает только ради МНС - главная задача, сдать отчетность и все.
2. Бухгалтерия ведет управленческую отчетность плюсом к налоговой отчетности.

Ход оптимизации здесь будет разный.
В первом случае, вы определяете производительность труда бухгалтерии и устраняете неэффективные операции, а затем и неэффективных сотрудников.
Во втором случае, вы ставите задачи и определяете ценность управленческого учета для топ-менеджеров и перераспределяете бухгалтерию на решение задач, которые нужны топ-менеджерам. В этом случае, можно обойтись без "смертей бухгалтеров".

Техника оптимизации состоит в
1. Измерении бухгалтерского процесса.
2. Установлении целевых показателей.
3. Определения управленческих воздействий (перераспределение полномочий, организационные изменения внутри бухгалтерии, объединение смежных участков для исключения лишних цепочек передачи ответственности).
4. Применение воздействий.

Для измерения бухгалтерского процесса нужно
1. Подсчитать количество проводок.
2. Подсчитать число небухгалтерских процессов, которые подвешены на бухгалтерию (например, на бухгалтерию могут повесить оформление некоторых видов договоров, некоторых видов лицензий).
3. Подсчитать количество отчетов (внешних - отдельно, внутренних - отдельно).
4. Подсчитать количество платежных документов (платежек, чеков, кассовых документов и авансовых отчетов).
5. Подсчитать количество исправлений уже сделанных проводок.
6. Подсчитать количество персонала на выполнение 1-5.

Теперь можно выдвинуть показатели - сколько документов или проводок должен обрабатывать бухгалтер в день, в час.
Для этого применяется два инструмента:
 "Фотография рабочего дня" и "Хронометраж операций".
Это инструменты так называемой "научной организации труда". Она же - система Тейлора.
После это обычно уже все видно и ясно.

Кроме того, бывает полезно объединять сходные процессы в руках одного бухгалтера. Это называется "разделение бухгалтерского труда".
Например, если есть много юридических лиц в пределах одной группы компании, то одно из юридических лиц берет на себя функцию бухгалтерского учета. Внутри этой бухгалтерской фирмы организуются участки "разделения бухгалтерского труда".
Например, пусть все кассовые книги всех юр.лиц ведет один бухгалтер. Тогда у этого бухгалтера вырабатывается устойчивый навык и знания, и в итоге получается очень качественная и эффективная работа.
Но тут нельзя эксплуатировать сверхэффективность без достойного вознаграждения.
Если бухгалтер быстро сделал свою работу - то его нужно отпустить домой, а не заставлять за те же деньги исправлять чужую ошибку.
Можно поручить, конечно, другую работу, но в виде "подработки на стороне".
Тогда все работает почти идеально. Почти, потому что потом начинает в дело вступать обычная человеческая зависть к успешным сотрудникам.
Поэтому в конечном итоге все зависит от Главного бухгалтера и формальная оптимизация ничем не поможет, если руководитель не хочет или не умеет.


P.S. Решить задачу численности бухгалтерии никогда не удастся с использованием "научного подхода". Она решается сама собой - путем удачной автоматизации, путем удачного устройства бизнес-процессов, путем передачи смежных с бухгалтерским учетом операций другим отделам (например, снабженцы сами должны делать свои проводки - что достигается автоматизацией ввода документов поступления материалов), путем достойной оплаты квалифицированных бухгалтеров, путем "вычисления" неумелых и устроившихся по блату бухгалтеров, всяких подружек, племянниц и прочих родственников и "очень хороших людей".

Фундаментальные концепции теории финансов

Рассмотрим концепций теории финансов, которые лежат в основе принятия решения в этой области.

Концепция идеальных или совершенных рынков. Perfect or frictionless capital market.

Предполагается, что на совершенном рынке выполняются следующие условия:

1. Полностью отсутствуют транзакционные издержки.
2. Полностью отсутствуют налоги на капитал.
3. Индивидуум не может влиять на стоимость ценных бумаг в силу большого числа покупателей и продавцов.
4. Обеспечен равный доступ на рынок юридических и физических лиц.
5. Обеспечен равный доступ к информации на рынке.
6. Отсутствуют расходы на информацию о рынке ценных бумаг, влияющую на ценообразование на этом рынке.
7. У всех участников рынка однородные ожидания.
8. У всех участников отсутствую затраты, связанные с финансовыми затруднениями.

Гипотеза эффективных рынков. EMH - Efficent market Hypothesis

Эффективность понимается в разрезе рассмотрения информации. Информационная эффективность состоит в том, что вся известная рыночная информация находит свое отражение в ценах.

Примечание. Рынки могут быть эффективными при наличии большого числа людей, верящих в неэффективность рынков и стремящихся к получению сверхдоходов.

Условия обеспечения информационной эффективности рынков:

1. Информация сразу становится доступной всем участникам рынка.
2. Получение информации не связано с затратами на ее получение.
3. Сделки одного участника не могут влиять на общий уровень цен.
4. Все субъекты действуют рационально: максимизируют ожидаемую выгоду. 

 Так как условия эффективности "выполняются не вполне", то различают следующие формы эффективности:

• слабую
• умеренную
• сильную

Для слабой формы эффективности предполагается, что вся информация в части прошлых изменений цен полностью отражена  в текущих ценах и в силу этого анализ прошлого бессмысленен.
В умеренной форме подразумевается, что цена отражает не только прошлую, но и текущую рыночную информацию. Но... текущую, но общедоступную!
В сильной форме подразумевается, что цена отражает не только общедоступную, но и закрытую информацию, доступную лишь отдельным лицам.

В части доказательств и опровержений можно отметить, что сильная форма эффективности опровергается существованием инсайдерских сделок, обеспечивающих феноменальный успех инсайдеру.
Для слабой и сильной формы отсутствует приемлемое доказательство или опровержение. Тому препятствуют и теоремы теории вероятности.
Например, если взять 10000 инвесторов и путем жребия в течении 10 лет определять их выигрыш, то через 10 лет у нас будет 10 инвесторов с феноменальным успехом! А ведь их стратегия опиралась только на бросок монеты.

И, наконец, ряд предположений гипотезы эффективных рынков устраняется в рамках теории асимметричной информации.

Дисконтированный денежный поток. DCF- discounted cash flow

Согласно монографии "Финансовый менеджмент" Ю.Бригхема и Л. Гапески данная концепция была разработана в 1938 году Джоном Бэрром Ульямсом, но впервые применена для управления финансами корпорации только в 1962 году Дж. Гордоном.

Данная теория вводит понятие временной ценности денег и предполагает следующие этапы анализа:

1. Расчет будущих денежных потоков.
2. Расчет степени риска.
3. Включение риска в метод учета денежных потоков (два метода! на выбор).
4. Расчет приведенной стоимости денежного потока.  

 Два метода учета денежных потоков:

1. Метод безрискового эквивалента (Certanly Equivalent Approach, CE).
2. Метод скорректированной на риск ставки дисконта (Risk-Adjusted Discount Rate, RADR).

 Ставка дисконта выбирается с учетом цены шанса - потерь возможного дохода при инвестировании альтернативные проекты. А именно, ставка дисконта должна отражать доход, который мог быть получен при инвестировании в наилучший из возможных альтернативных проектов одного уровня риска.

Концепция компромисса между риском и доходностью (risk/return trade off)

Согласно данной концепции более высокие доходы сопряжены с более высоким риском. Но.. на умеренной эффективных рынках!

Из этой концепции также вытекает, что операции на эффективных рынках имеют нулевой показатель NPV. И сверхдоходы невозможны.

Согласно этой концепции оптимальная стратегия капиталовложения включает в себя:

1. Определение приемлемого для инвестора риска.
2. Формирование диверсифицированного портфеля с риском не выше приемлемого.
3. Минимазацию транзакционных издержек управления портфеля с помощью стратегемы "купил и держи".

Теория структуры капитала (теория Модельяни-Миллера)

Теория исследует вопрос: за счет каких источников финансирования (собственных или заемных) следует формировать капитал фирмы.

Первая теория (1958), опирающаяся на концепцию идеальных рынков, вывела, что цена акций не зависит от структуры капитала, так как полностью определяется будущими доходами компании.

Во второй теории (1963) в расчеты были введены налоги. Вывод теории в этом случае - выгодно 100% финансирование за счет заемного капитала.

В третьей теории в расчеты были введены "финансовые затруднения". 100% финансирование за счет заемного капитала увеличивает риски управления с сопутствующими издержками. В этом случае теории формулирует вывод об оптимальном соотношении собственного и заемного финансирования корпорации.

В еще одной теории, посвященной дивидендной политике был сделан вывод о том, что дивидендная политика не влияет на стоимость фирмы, что не отвечает действительности.

Хотя доказательств выдвинутых теорий практически нет, приемы и методы данных теорий используются в теоретических и инвестиционных расчетах.

Теория портфеля. Теория Марковица.

Любая фирма рассматривается как портфель находящихся в эксплуатации активов и проектов.

Цена фирмы определяется степенью риска находящихся в портфеле активов и проектов. Это происходит в силу того, что структура "портфеля" определяет степень риска. А степень риска определяет доходность, которую ожидают инвесторы с учетом присущей портфелю степени риска. Но теория не конкретизирует связь между риском и доходностью, что устраняется в другой теории - модели оценки доходности финансовых активов - CAPM (Capital Asset Pricing Model)

Модель оценки доходности финансовых активов. CAPM - Capital Asset Pricing Model.

 CAPM основана на допущении наличия идеальных рынков капитала и также на допущении, что требуемая доходность любого вида рисковых активов есть функция трех переменных:

• безрисковая доходность,
• средняя доходность на рынке ценных бумаг,
• индекс вариации доходности данного финансового актива по отношению к средней доходности на рынке.

 Теория ценообразования опционов. Модель Блэка-Шоулза.

Опцион - это право (а не обязательство) купить или продать какие-то активы по заранее оговоренной цене в течение определенного периода. Держатель опциона может в любой момент отказаться от его исполнения.

Согласно данной теории, участие в проекте представляет собой опцион. Непосредственный расчет NPV проекта может показать непривлекательность проекта. Но сам проект в случае реализации открывает новые возможности: новые рынки, новые ресурсы, новые технологии.

Неопределенность будущего таит в себе как угрозы, так и возможности. Отказ от проекта не только устраняет угрозы, но и лишает возможностей.

Поэтому принятие проекта эквивалентно покупке опциона. В этом случае "реализация опциона" состоит в освоении "вновь открывшихся обстоятельств".

В части же описания заемного капитала привлечение заемных средств эквивалентно покупке опциона, реализация которого эквивалента "выкупу" займа у кредитора. При неудачном развитии событий акционеры не реализуют опцион и контроль над компанией переходит к кредиторам.

Теория агентских отношений

Агентские отношения возникают в том случае когда некто, именуемых принципалом нанимает кого-то, именуемого агентом  для оказания услуг и затем наделяет агента полномочиями по принятию решения.

В контексте финансового менеджмента имеют место следующие отношения:

1. Между акционерами и менеджерами.
2. Между акционерами и кредиторам.

Конфликт интересов в рамках данных отношений порождает агентский конфликт, для устранения которого, а также для побуждения агента действовать во благо принципала принципал вынужден нести агентские затраты.
В частности, можно отметить следующие категории агентских затрат:

1. Расходы на осуществление контроля за деятельностью (в частности, расходы на аудит).
2. Расходы на создание организационной структуры, ограничивающих возможность агентского конфликта.
3. Альтернативные расходы, возникающие как правило при формировании условий, ограничивающих действия менеджеров, которые потенциально могли бы принести благо акционеру (например, ограничения на принятие решение по крупным сделкам).
4. Дополнительное стимулирование менеджеров.

 Теория асимметричной информации

На любом рынке присутствую значительные информационные асимметрии и профессиональный участник рынка, обладающий закрытыми сведениями извлекает дополнительную выгоду. Для устранения асимметрии новичку по сравнению с экспертом требуются затраты времени и денег для повышения собственной квалификации.
И даже "эксперты" могут ошибаться или не иметь полной информации.
Для устранения асимметрии требуются некие действия-сигналы, которые по своему устройству не могут нести ложную информацию и их нельзя имитировать.
В частности, примером такого сигнала на рынке подержанных автомобилей, рынке с очевидной асимметрией информации, может служить предоставление права на "тест-драйв".

Об одном подходе к финансовому менеджменту

"Цель любого бизнеса - максимизация свободного денежного потока". Цитата примерная.
Существует ли подход к финансовому менеджменту, основанный на таком постулате?

Это и есть "американский" подход - максимум FCF. Точнее, подход индивидуалистической модели капитализма. Но есть ряд тонкостей в этой модели.
Вопрос лежит в плоскости:
а) выбора горизонта планирования;
б) выбора коэффициента дисконтирования;
в) преодоления "эффекта" положительного воздействия отрицательных потоков на дисконтированный результат.

Везде, где встречаются WACC, EVA - это все о максимизации FCF, даже если он в явном виде не фигурирует в рассуждениях.

На практике важно разбираться с двумя вопросами
а) если на остатках висят деньги - куда их девать;
б) если возник кассовый разрыв, как "за бесплатно" его закрыть.
Бывает, что ситуация б) возникает в силу того, что решена задача а) с учетом фактора перерегулирования.

Решение задач а) и б) может подразумевать ряд подходов, например, "работа с дебиторской задолженностью", "работа с кредиторской задолженностью", "работа с заемным капиталом", "дивидендная политика", "бюджетирование", "составление инвестиционных планов" и т.д.

Глобально же о решении задачи максимизации денежного потока я могу сказать следующее.

В ситуации "правого края" - то есть когда у вас построены графики и вы находитесь на самом правом краю графика - ваши решения никогда не будут оптимальными по прошествии времени. Когда через год вы глянете на свои решения, вы увидите, что и тут можно было не платить, и тут не вкладывать деньги, а тут наоборот - инвестировать изо всех сил.
Но это по происшествии времени!
Когда вы "на правом краю" - у вас впереди неопределенность и вероятность, и вы просто вынуждены страховать риски.
А они вдруг не случились!
Как вы потом докажете, что вы страховали риски?
Очень часто так бывает, что никак не докажете.
К сожалению, вам могут вменить неверно принятое решение и переоценку рисков.

Поэтому максимизация хороша, о ней нужно напоминать, но на практике - "каждый решает сам...".
А вот с дебиторами нужно работать.
Поэтому можно оставить максимизацию FCF генеральному директору и председателю совета директоров.
А самому очень полезно и выгодно взяться за составление платежного календаря (или кассового плана).
Чем точнее будет платежный календарь (кассовый план) и чем шире горизонт планирования (но не больше интервала автокорелляции), тем увереннее можно говорить о максимизации. По ходу можно читать увлекательные книжки, наслаждаться отстроенной работой финансового департамента, так как все, что случится с деньгами - описано в платежном календаре.
А что не описано, но тем не менее случится, это уже во власти рока, а не во власти финансового менеджмента.
Фортуну никто не отменял, и эта ветреная богиня любит поворачиваться то передом, то спиной.

Претензии потребителей - как избегать

Типичные претензии потребителей к розничным торговцам - чего нужно избегать.
 
Откровенная ложь. Вопиющая несправедливость или нечестность, например навязывание ненужных услуг или преднамеренное завышение стоимости услуг.

"За кого вы нас принимаете?" Торговцы, считающие своих клиентов болванами или непорядочными людьми и обращающиеся с ними грубо или неуважительно. 

Неисполнение обещаниq. 

"Халтурное", неквалифицированное обслуживание. "Я просто здесь работаю" Ни за что не отвечающие (или не желающие отвечать) работники, которые не в состоянии решить даже самые элементарные проблемы клиента. 

Долгое ожидание. Стояние в бесконечных очередях в кассу - только потому, что другие кассы не работают. 

Обслуживание "на автопилоте". Безразличие, апатия, нежелание посмотреть клиенту в глаза, действия, напоминающие робота. 

Великие молчальники. Работники, не опускающиеся до разговоров с клиентами, которые хотели бы услышать, как решается их проблема (и будет ли она вообще решена). 

Лучше и не спрашивать. Работники, не желающие ударить пальцем о палец, чтобы помочь клиенту. Создается впечатление, что одна лишь попытка получить от них хоть какую-то помощь совершенно выбивает их из колеи. 

Некомпетентность. Работники-незнайки, которые не в состоянии ответить даже на элементарные вопросы клиентов (наверное, потому, что заранее не потрудились узнать ответы на эти вопросы). 

Ложные приоритеты. Работники, постоянно навещающие друг друга на рабочих местах или занятые своими личными делами, когда клиент пытается обратить на себя внимание. Те, кто отказываются помочь клиенту, поскольку их рабочий день уже закончился (или наступил обеденный перерыв). 

Чтобы наладить эффективную обратную связь с потребителями, розничные компании должны 
максимально облегчить процедуру рассмотрения жалоб потребителей, 
убедить покупателей в своей готовности решать возникающие проблемы, 
регулярно проводить опросы. 

1. Удовлетворены ли вы нашим уровнем обслуживания потребителей? (очень доволен, доволен; не могу ответить ничего определенного; не доволен; очень недоволен) 
2. Поставьте, пожалуйста, оценку нашему уровню обслуживания потребителей (отлично; очень хорошо; хорошо; удовлетворительно; плохо) 
3. Мы обеспечиваем хороший уровень обслуживания потребителей? (полностью согласен; согласен; не могу ответить ничего определенного; не согласен; совершенно не согласен) 
4. Как часто уровень обслуживания потребителей превосходит ваши ожидания? (очень часто; часто; не могу ответить ничего определенного; не часто; очень редко) 
5. Что вам больше всего нравится в нашем обслуживании потребителей? А что вам нравится меньше всего?