Что можно сделать в управление проектами ИТ

В основе успешных инициатив лежит часто недооцененный, но критически важный компонент: Офис управления проектами (PMO).

PMO выступает в качестве стратегического командного центра для трансформационных путешествий, координируя ресурсы, сроки, методологии и ожидания заинтересованных сторон. Поскольку организации продолжают преодолевать трудности цифровой трансформации, роль PMO превратилась из чисто административной функции в стратегический центр, который управляет реализацией бизнес-ценностей.

Хотя технологии и данные являются важнейшими движущими силами трансформации, человеческий фактор остается центральным для успеха.

Человеческий фактор в управлении проектами

Переход от технологически-ориентированных подходов к человеко-ориентированным

Техническое совершенство само по себе не гарантирует успеха проекта. Самое сложное решение не принесет пользы, если люди, которым оно предназначено, не вовлечены, не обучены и не мотивированы на принятие новых методов работы.

Гуманный подход к трансформации ставит во главу угла:

• Взаимодействие с заинтересованными сторонами: создание подлинной поддержки, а не обязательного соответствия. 
• Управление изменениями: поддержка людей на психологическом пути трансформации. 
• Создание знаний: развитие внутренних возможностей, которые обеспечивают самодостаточность. 
• Культурное соответствие: обеспечение соответствия технических решений организационной культуре и ценностям. 
• Пользовательский опыт: проектирование процессов и интерфейсов с учетом человеческого опыта.

Принятие решений на основе данных: необходимое дополнение

Хотя человеческий фактор является основным, данные - это компас, который указывает  направление усилий по трансформации. Данные используются для:

• Идентификация узких мест и препятствий до того, как они повлияют на сроки проекта.
• Измерение вовлеченности принятия изменений пользователями в режиме реального времени.
• Количественная оценка влияния на бизнес, а не только на техническое завершение проекта.
• Распределение ресурсов на основе потенциала создания ценности.
• Корректировка курса.

Интеграция гуманного лидерства с принятием решений на основе данных создает мощную синергию — ту, которая уравновешивает эмпатию и аналитику, сердце и голову, людей и показатели производительности. Такой подход признает, что данные и человечность являются взаимодополняющими силами, а не конкурирующими приоритетами.

Современный офис управления проектами (PMO) - стратегический партнер в трансформации бизнеса

Переосмысление роли и ценностного предложения PMO

PMO функции как стратегического партнера в трансформации бизнеса:

• Business Value Orchestrator: обеспечение того, чтобы технические реализации трансформировались в измеримые бизнес-результаты. 
• Transformation Facilitator: руководство организацией в ходе сложных изменений. 
• Cross-Function Connector: разрушение разрозненности между ИТ- и бизнес-подразделениями. Innovation Catalyst: выявление возможностей использования возможностей программного обеспечения для получения конкурентного преимущества. 
• Knowledge Hub: формирование институциональной экспертизы, способствующей самодостаточности.

Ключевые функции современного PMO

Объем обязанностей PMO продолжает расширяться в связи с растущей сложностью решений и ускорением темпов бизнес-изменений:

• Стратегическое согласование: обеспечение поддержки инициативами более широких бизнес-целей. 
• Управление и методология: создание фреймворков, которые уравновешивают структуру и гибкость. 
• Оркестровка ресурсов: оптимизация развертывания специализированных навыков. 
• Управление изменениями: руководство человеческой стороной трансформации. 
• Отслеживание ценности: измерение и информирование о полученных бизнес-преимуществах.
• Управление знаниями: сбор извлеченных уроков и наращивание организационных возможностей.
• Координация поставщиков: управление экосистемой партнеров по внедрению.

Критические факторы успеха PMO, ориентированных на человеческие ресурсы и данные

Спонсорство руководства и управление, ориентированное на человека

Успешные PMO работают при сильной поддержке руководства, которое принимает человеческий фактор трансформации. Без лидеров, которые ставят людей на первое место наряду с технологиями, проекты могут быть завершены, но трансформация потерпит неудачу.

Структура управления, ориентированная на человека, обычно включает в себя:

• Исполнительные руководящие комитеты с представителями, которые понимают как технические, так и человеческие факторы. 
• Четкие роли и обязанности с ответственностью как за техническую поставку, так и за принятие пользователями. 
• Прозрачные процессы принятия решений, которые включают отзывы заинтересованных сторон.
• Регулярные совещания по управлению, на которых рассматриваются как показатели прогресса, так и человеческий опыт. 
• Сбалансированные системы показателей, которые отслеживают техническое завершение, влияние на бизнес и принятие пользователями.

Интегрированное управление изменениями

Управление изменениями больше не является второстепенной задачей, а интегрировано в каждый аспект планирования и реализации проекта:

• Анализ заинтересованных сторон, позволяющий выявить ранние воздействия и точки сопротивления. 
• Стратегии коммуникации, адаптированные к различным потребностям и проблемам аудитории.
• Подходы к обучению, выходящие за рамки функций/возможностей, чтобы сосредоточиться на новых способах работы. 
• Оценки воздействия изменений включены в технические проектные решения. 
• Показатели готовности к изменениям отслеживаются вместе с показателями технического прогресса.

Управление ресурсами на основе данных

В новой норме управления проектами управление ресурсами выходит за рамки электронных таблиц и целевых показателей использования:

• Инвентаризация навыков, которая охватывает как технические возможности, так и гибкие навыки.
• Планирование мощностей на основе фактических данных об эффективности, а не теоретических оценок. 
• Протоколы распределения ресурсов, которые подбирают членов команды к ролям, которые используют их сильные стороны. 
• Подходы к обучению и передаче знаний, основанные на данных о стиле обучения.
• Метрики баланса между работой и личной жизнью для предотвращения выгорания и поддержания здоровья команды.

Постоянное обучение и совершенствование

Отличительной чертой зрелых офисов управления проектами является их приверженность накоплению знаний и постоянному совершенствованию:

• Систематическое извлечение уроков из опыта ретроспектив проектов.
• Сообщества практиков, способствующие обмену знаниями между командами.
• Сравнительный анализ эффективности по отраслевым стандартам и предыдущим проектам.
• Экспериментальные подходы, поощряющие инновации в реализации проектов.
• Циклы обратной связи, включающие идеи со всех уровней организации.

Распространенные проблемы при трансформации и человеко-ориентированный подход

Несмотря на лучшие намерения, внедрения ПО часто сталкиваются с проблемами, которые могут свести на нет прогресс. Ориентированный на человека и управляемый данными подход предлагает новые способы решения этих вечных проблем:

Согласование заинтересованных сторон и управление ожиданиями

Согласование заинтересованных сторон остается одной из наиболее распространенных точек отказа в проектах внедрения ПО. Гуманный подход решает эту проблему следующим образом:

• Разработка карт взаимодействия с заинтересованными сторонами, которые предвосхищают проблемы и вопросы.
• Создание индивидуальных планов коммуникации на основе потребностей и предпочтений заинтересованных сторон.
• Установление регулярных точек соприкосновения, откалиброванных по соответствующей частоте и уровню детализации.
• Использование визуализации данных для предоставления сложной информации заинтересованным сторонам, не являющимся техническими специалистами.
• Достижение консенсуса посредством организованных семинаров и совместных рамок принятия решений.

Техническая сложность и интеграция

Технические аспекты внедрения ПО представляют собой уникальные проблемы, для решения которых необходим комплексный подход, основанный на анализе человека и данных:

• Использование понятного, нетехнического языка для объяснения сложных концепций заинтересованным сторонам бизнеса.
• Создание визуальных представлений технических архитектур и точек интеграции.
• Баланс стандартных процессов с законными требованиями, специфичными для бизнеса.
• Обеспечение того, чтобы сценарии тестирования отражали реальные рабочие процессы людей, а не только технические пути.
• Сбор и анализ отзывов пользователей о технических решениях по проектированию.

Баланс скорости и качества с учетом человеческих ограничений

В современной быстро меняющейся бизнес-среде офисы проектов внедрения ПО сталкиваются с постоянным давлением, связанным с необходимостью ускорения сроков внедрения:

• Внедрение гибких подходов, адаптированных для контекстов, которые поддерживают устойчивый темп.
• Приоритизация функциональности на основе как деловой ценности, так и готовности людей к адаптации.
• Разработка стратегий тестирования, которые гарантируют качество без перегрузки команд.
• Создание реалистичных сроков, которые учитывают человеческие факторы, такие как кривые обучения и усвоение изменений.
• Мониторинг показателей благополучия команды наряду с индикаторами прогресса.

Использование аналитики для гуманной трансформации на основе данных

Интеграция ориентированного на человека лидерства с мощной аналитикой данных представляет собой передовую линию эволюции PMO.

Комплексная экосистема панели мониторинга, ориентированная на человека

Панели мониторинга удовлетворяют разнообразные потребности заинтересованных сторон на всех уровнях, предоставляя нужную информацию в правильном формате нужным людям:

• Панель мониторинга сегментов портфеля: предоставляет руководителям PMO, ИТ-директорам, вице-президентам и ИТ-директорам стратегическую видимость статуса завершения по фазам, запланированных и фактических показателей и статистики сегментов.
• Панель мониторинга руководства: эта панель мониторинга, разработанная специально для вице-президентов и ИТ-директоров, предоставляет краткое изложение показателей для выделения самого важного. Руководителям не нужны все детали — им нужна ясность относительно влияния на бизнес и критических точек принятия решений.
• Панель мониторинга проекта: менеджеры проектов, менеджеры по тестированию и ИТ-менеджеры получают в режиме реального времени информацию о статусе рабочих элементов, использовании ресурсов и всестороннем отслеживании задач, проблем и тестовых случаев.
• Приборная панель: обеспечивает визуализацию прогресса проекта по фазам, что позволяет осуществлять стратегический надзор на протяжении всего жизненного цикла внедрения.
• Персонализированное рабочее пространстов: централизация персональных задач, проблем, тестовых случаев, утверждениий, пользовательских историй, рисков и призывов к действию.

Расширенная аналитика для принятия обоснованных решений

Преобразование необработанных данных проекта в полезную информацию, которая помогает человеку принимать решения:

• Аналитика процессов: руководители проектов, менеджеры по тестированию и ИТ-менеджеры получают информацию о владельцах процессов, уровнях процессов и статусе направления бизнеса. Эти сведения позволяют оптимизировать процессы, не упуская из виду влияние изменений процессов на человека. 
• Аналитика обеспечения качества: руководители тестирования и руководители PMO могут отслеживать общее количество тестовых случаев, просроченные рабочие элементы, дефекты и использование ресурсов. Этот комплексный обзор помогает обеспечить качественные результаты, одновременно балансируя рабочую нагрузку между членами команды, чтобы предотвратить выгорание.
• Пульс проекта: руководители PMO и ИТ-директора могут отслеживать ключевые показатели, включая даты начала и окончания проекта, а также проценты прогресса на основе количества задач, веса и вех. Этот целостный обзор состояния проекта позволяет проактивно управлять как техническим прогрессом, так и благополучием команды.
• Статистика вех: руководители PMO получают углубленный анализ всех вех проекта, облегчая стратегическое планирование, гарантируя, что критические действия пути получат соответствующее внимание и ресурсы без перегрузки команд.
• Задачи-инсайты: руководители проектов получают поэтапные инсайты для каждого члена проекта, обеспечивая целенаправленное руководство и обоснованные решения о распределении ресурсов. Такая детальная прозрачность способствует эффективному управлению командой и балансировке рабочей нагрузки.

Инструменты для совместной работы, улучшающие взаимодействие людей

Расширяют, а не заменяют человеческое сотрудничество с помощью инструментов, призванных сделать командную работу более эффективной:

• Обзор согласований и утверждений: заинтересованные стороны проекта получают видимость родительских и дочерних подписей через интуитивно понятное пирамидальное представление. Эта ясность относительно статуса утверждения и обязанностей заинтересованных сторон оптимизирует принятие решений, обеспечивая при этом надлежащее распределение ответственности.
• Автоматически генерируемые отчеты: автоматическая генерация отчеты о встречах, отслеживание CTA, отчеты о проблемах и полную документацию по рабочим элементам. Эта автоматизация снижает административную нагрузку, одновременно повышая прозрачность коммуникации — ключевой аспект управления проектами, ориентированного на человека.
• Аналитика событий: руководители PMO и ИТ-директора получают видимость деталей сеансов и процентов посещаемости, максимизируя влияние событий проекта и обеспечивая эффективное использование совместного времени. Хорошо организованные встречи создают ценность, а не потребляют ее.
• Группы портфелей: настраиваемые представления портфелей, которые способствуют бесперебойному сотрудничеству между всеми ролями проекта, сохраняя стратегическое соответствие для заинтересованных сторон-исполнителей. Эта гибкость позволяет командам организовывать информацию способами, которые наилучшим образом соответствуют их конкретным потребностям и стилям работы.

Трансформирующее влияние возможностей PMO

Ключевые способы трансформации возможностей PMO:

• Улучшенная видимость с человеческим контекстом: обеспечение видимости всех аспектов внедрения ПО, сохраняя при этом осведомленность о человеческих факторах, которые влияют на успех.
• Ускоренное выполнение с устойчивым темпом: оптимизированные рабочие процессы и автоматизированная отчетность сокращают административные издержки, позволяя командам сосредоточиться на деятельности по добавлению ценности, не создавая неустойчивых рабочих нагрузок или условий выгорания.
• Улучшенное качество за счет сбалансированного надзора: специализированная аналитика для обеспечения качества помогает выявлять потенциальные проблемы на ранних этапах, гарантируя при этом последовательное выполнение контрольных показателей качества — без создания культуры микроменеджмента или чрезмерного давления.
• Оптимизированное использование ресурсов с фокусом на благополучие: подробные сведения о распределении ресурсов позволяют более эффективно планировать мощности, помогая руководителям гарантировать, что специализированные ресурсы будут использованы.
• Лучшее согласование заинтересованных сторон за счет прозрачной коммуникации: настраиваемые панели мониторинга и автоматизированные отчеты гарантируют, что все заинтересованные стороны будут оставаться информированными и согласованными на протяжении всего пути внедрения, создавая прозрачность, которая необходима для сотрудничества, основанного на доверии.
• Создание знаний для долгосрочного успеха: централизация информации о проектах и ​​предоставление структурированных репозиториев для документации и аналитических данных помогает организациям создавать институциональные знания, которые приносят пользу как текущим реализациям, так и будущим инициативам.
• Решения на основе данных с человеческой мудростью: аналитические возможности преобразуют необработанные данные проекта в применимые на практике аналитические данные, не исключая из уравнения человеческое суждение, создавая сбалансированный подход к принятию решений, который имеет решающее значение для «новой нормы» управления проектами ПО.

Реальное воздействие: гуманная трансформация на основе данных в действии

Возможные улучшения:

• Ускоренное время окупаемости: сроки внедрения сокращены на 20–30 % за счет улучшения координации и упреждающего решения проблем.
• Более высокие показатели адаптации пользователей: увеличение адаптации пользователей на 40–50 % на начальных этапах ввода в эксплуатацию благодаря лучшему управлению изменениями и взаимодействию с заинтересованными сторонами.
• Оптимизация ресурсов: улучшение использования ресурсов на 25 % за счет лучшего планирования мощностей и балансировки рабочей нагрузки.
• Улучшение качества: сокращение критических дефектов на 35 % за счет улучшения координации тестирования и аналитики качества.
• Удовлетворенность команды: значительное повышение удовлетворенности проектной группы и снижение выгорания, что приводит к лучшему удержанию талантливых сотрудников.

Заключение

Будущее совершенства PMO заключается в продуманной интеграции человеческой мудрости и цифровых возможностей — сочетании эмпатии, креативности и адаптивности опытных профессионалов с мощностью обработки данных, аналитическими возможностями и автоматизацией процессов.

Используя комплексные возможности в рамках философии трансформации, ориентированной на человека, офисы управления проектами могут выйти за рамки своей традиционной роли администраторов проектов и стать настоящими катализаторами развития бизнеса, способствуя не только успешным внедрениям, но и значимому прогрессу человечества и устойчивому успеху бизнеса.

Источник

Незначительно переработанный материал:

Продукт: SAP Portfolio и Project Management для SAP S/4HANA