Зачем Portfolio Management

Зачем управление портфелем - Portflio Management.

Кратко определить Portflio Management можно как стандартизированный и структурированный процесс сбора всех идей проектов и потребностей, реализуемых или могущих быть реализованными в рамках проектной деятельности.

Если предприятие уже достигло определенного уровня зрелости в области проектного управления перед ним встают новые задачи.

В самом деле, если на предприятии уже ведется реестр выполняемых проектов, ведется реестр проектов и проектных инициатив на согласовании, все понимают процессной деятельности от проектной, на практике используются методы проектного управления, следующим этапом встают следующие задачи.

Ресурсов всегда не хватает. И когда проектов много, то всегда встает задача самоограничения. В этой связи встает задача: решить, какому проекту дать зеленый свет, а какой временно ограничить. Один из методов решения такой задачи - приоритизация проектов. А для этого нужно выработать правила приоритизации проектов. Это в свою очередь, требует наличия некой методики оценки (понимания) важности того или иного проекта.

Другой эффект борьбы за ресурсы проявляется в момент старта нового проекта. Независимо от того, как долго и как тщательно прорабатывался проект, к моменту его старта для некоторых или даже многих подразделений заявки на ресурсы под этот проект оказываются неожиданными, оказываются всех бюджета и трактуются как дополнительные заявки на ресурсы. Так уж вышло, что некоторые подразделения узнают о проекте неожиданно и в неподходящий для них момент.

Опять же, если проектов много, среди них обязательно найдутся противоречащие друг другу проекты, выполняемых разными подразделениями, что также не добавляет эффективности в целом и в частности.

Такая неустроенность приводит к тому, что бывают периоды, когда сроки выполнения работ срываются из-за объективной нехватки специалистов, и наоборот, бывают периоды простоя.

Подобная неустроенность порождает конфликты между кураторами проектов.

Все это является основанием для перехода к Управлению портфелем проектов.
Портфель проектов – это совокупность инициатив, вытекающих из стратегии компании, имеющих четко заданные цели, бюджеты, и временные ограничения.

Примечание. Управление портфелем представляет собой более сложную задачу по сравнению с управлением программой. Это связано с тем, что программа имеет определенную цель, которая собственно и соединяет разрозненные проекты вместе для получения эффекта синергизма, о котором говорится в определении программы.
Что касается управления портфелем программ и/или проектов, то внутренние проекты могут быть не связаны между собой. Это означает, что цели портфеля могут быть разные и даже противоречащие друг другу. Но цели портфеля будут близки целям компании.

Цели портфельного управления:

• повышение финансовой отдачи проектов: стоимости портфеля (portfolio value);
• снижение риска портфеля;
• достижение большего соответствия стратегическим целям;
• эффективное распределение ресурсов между проектами портфеля;
• качественный выбор проектов;
• расстановка правильных приоритетов для выполнения проектов;
• достижение сбалансированности портфеля.

Портфельное управление, в частности, решает следующие задачи:

• Рационализация количества исполняемых проектов путем оценки проектов на ранней стадии
• Приведение требований ресурсов к возможностям компании
• Обеспечение информации для принятии решения о приостановке, продолжении и прекращении проекта.
• Балансировка портфеля и исключение ситуаций слишком большого числа маленьких проектов в портфеле и отсутствия крупных.

Более формально, задачи управления портфелями  могут сведены к следующим трем ЭФФЕКТИВНОСТЯМ.

• формирование эффективного портфеля проектов;
• эффективное распределение ограниченных ресурсов по операциям портфеля проектов;
• составление эффективного календарного графика выполнения проектов портфеля.

Управление портфелем получило еще одно обоснование своей ценности и значимости в связи с популярностью инноваций: всем успешным, и даже желающим выжить в долгосрочной перспективе предприятиям, необходимы инновации. Даже выпускающее табуретки предприятие должно стать инновационным. Однако инновационное предпринимательство связано с повышенной степенью риска. Руководитель инновационного предприятия должен всегда иметь в своем арсенале «портфель» проектов, чтобы поддерживать конкурентоспособность своего предприятия на высоком уровне и быть в состоянии быстро и гибко переориентировать свой бизнес в соответствии с меняющимися внешними условиями, актуальными научно-техническими разработками и требованиями потребителей.

Специфика инновационного бизнеса такова, что главным фактором преуспевания инновационной компании на рынке являются постоянные нововведения. В связи с повышением требований потребителей, сокращением жизненного цикла товаров и услуг и обострением конкурентной борьбы даже небольшие компании вынуждены непрерывно совершенствовать свои товары и услуги, а также разрабатывать новые. Поэтому любая инновационная компания должна иметь «портфель» из нескольких инновационных проектов, который необходимо непрерывно пополнять. Наличие такого «портфеля» является не только фактором повышения конкурентоспособности инновационной компании, но и условием выживания инновационной фирмы в рыночной среде.

• В чем недостатки крупных проектов?

Портфель, состоящий из крупных проектов, более рискован. По мнению специалистов, только 10% всех проектов являются полностью успешными. Это означает, что существует только 10%-ная вероятность эффективного завершения каждого проекта из портфеля.
Набрать 10 крупных проектов для того, чтобы "гарантировать" хотя бы одному успех сложно в силу ограниченности ресурсов.

• В чем недостатки небольших проектов?

Небольшие проекты имеют и небольшой потенциал по объему продаж и прибыли. Отсюда и портфель небольших проектов обладает ограниченным рыночным потенциалом.

• В чем состоит баланс крупных и мелких проектов?

Отсюда - необходимо искать какую то смесь крупных и мелких проектов, некоторую долю (обычно в формулах обозначаемую как "альфа"), которая бы максимизировала бы рыночный потенциал при ограничениях на риск, или максимизировала бы рентабельность портфеля, опять же при ограничениях на риск.

* * *

Можно ли управлять портфелем не освоив управление проектами. По-видимому нет. Грубо говоря, Управление портфелем проектов отличается от Управления проектами количеством проектов.
Поэтому решения по управлению портфелем зачастую обозначается то как Project Portfolio Management, то как Portfolio and Project Management. Зачастую это делается с тем, чтобы подчеркнуть реализацию обеих стандартов - Project Management и Portfolio Management. Для таких решений используется аббревиатура РРМ.

Иногда описываются основные преимущества, которые дает PPM для PM:

• Выявление плохих проекты по сравнению с хорошими, оценка рентабельности инвестиций (ROI).
• Определение приоритетов, с учетом которых составление графиков реализации проектов.
• Определение и доведение до заинтересованных лиц доступностиь менеджеров проектов и членов команд.
• Проведение материальной оценки каждого проекта, распределение бюджетов;
• Прогнозирование потенциальных проблем для проведение упреждающих действий.
• Визуализация прогресса по достижению глобальной бизнес-цели.

* * *

Не на всяком уровне организационного и управленческого развития возможно внедрения РРМ. Доступность данной техники менеджмента описывается с помощью Модели Организационной Зрелости Управления Проектами (Organization Project Management Maturity Model – OPM3).

* * *

На рынке присутствуют программы управления портфелем.
Я работаю с SAP PPM

Приложение SAP Portfolio and Project Management может помочь инвестировать необходимые ресурсы в нужные проекты для продвижения стратегий - при условии выполнения качественной работы по расписанию и в рамках бюджета.

С помощью этого приложения можно:

• Выровнять и синхронизировать управление проектами и портфелями с корпоративной стратегией.
• Выполнять мониторинг производительности и ходя работ по проекта и портфелю в целом.
• Проводить анализ работ, затрат и рисков
• Понимать в какой точке жизненного цикла находится то ли иной проект.
• Иметь инструмент формирования новых инициатив, новых проектов, инструмент организации обратной связи для организации стимулов разрабатывать и выдвигать новые инновационные идеи.

В описательной части преимуществ PPM приводится перечень функций, которые объединены в группы.
Функции поддержки принятия правильных решений:

• Согласование капитальных и операционных расходов со стратегическим намерением.
• Эффективное управление стадиями и контрольными точками (Stage-Gate процесс, разработанный Робертом Купером).
• Аудит процессов планирования и бюджетирования.
• Раннее выявление возможностей, узких мест и рисков
• Расчет и отображение баланса портфеля
• Связь между плановыми и фактическими расходами
• Гибкий процесс рассмотрения и адаптации портфелей: ускорение регистрации и рассмотрения новых предложений.

Функции оптимизации.

• Позволяют выбрать из множества инициатив.
• Позволяют реализовать правильные проекты для продвижения стратегии.
• Позволяют жестко управлять каждым выбранным проектом.
• Позволяют оптимизировать использование денежных средств, основных фондов и квалификации.
•  человеческих талантов.

Функции мониторинга портфеля:

• Отслеживание проектов в составе портфеля.
• Фокусирование на проектах, которые соответствуют бизнес-целям
• Управление согласованиями.
• Отслеживание использования ресурсов, включая квалификацию.