Как разработать убедительный бизнес-кейс внедрения ERP

ERP - отличный способ консолидации бизнес-функции. А также, - способ сократить время обработки, улучшить совместную работу и централизовать данные предприятия.

Очевидно, что ERP-системы имеют широкий спектр преимуществ, но нужно еще убедить руководителей поддержать проект внедрения ERP.

4 причины в пользу наличия бизнес-обоснования ERP

1. Вы не достигните того, что не умеете измерять.

Бизнес-модель гарантирует, что ваша компания получит ощутимые выгоды для бизнеса от программного обеспечения ERP. Другими словами, проект должен достигать бизнес-целей, ИТ-цели вторичны.

Большинство компаний не сразу осознают преимущества ERP. Для полной реализации потенциала нового программного обеспечения ERP могут потребоваться месяцы или годы. Однако вы никогда не достигнете многого из преимуществ, если не поймете, в чем ошибаетесь.

После того, как вы определите, где вы терпите неудачу, вы сможете определить основные причины неоптимальных преимуществ и предпринять корректирующие действия. Иногда это очень простые исправления, такие как повторное обучение конечных пользователей , корректировки бизнес-процессов или изменения способа реализации программного обеспечения. В других случаях вам может потребоваться переработать весь план проекта.

2. Вам необходимо подтвердить потребность внедрения ERP

Часто руководители говорят: «Бизнес-кейс не имеет значения, потому что нам в любом случае нужно новое программное обеспечение ERP». Иногда это может быть правдой, но часто есть другие варианты, которые могут решить ряд проблем. Например, обновление текущего программного обеспечения или проведение реинжиниринга бизнес-процессов.

Хотя бизнес-кейс может подтвердить ваш исходный образ мышления, он может выявить более эффективные варианты действий.

3. Сбой внедрения ERP неизбежен, когда проект не имеет "путеводной нити"

Многие компании не осознают, что бизнес-кейс помогает и успешному внедрению, и оптимизирует бизнес-преимущества по факту внедрения. Как бизнес-кейс помогает обеспечить успех? Это достигается за счет предоставления членам проектной группы ERP четких указаний и определения приоритетов.

Например, сбои внедрения ERP часто вызваны слишком большим объемом перенастроек ERP. Имея серьезное экономическое обоснование, команда проекта будет понимать, какие настройки имеют смысл, а какие стоит отложить.

Бизнес-модель включает в себя цели и показатели производительности, которые нужно использовать контроля хода проекта и действий членов команды на протяжении всего процесса реализации.

4. Вы должны осознавать проблемы и риски

Бизнес-кейс позволяет честно взглянуть на препятствия, которые необходимо преодолеть, будь то нехватка ресурсов, недостаток опыта или отсутствие поддержки со стороны сотрудников и руководителей.

Как построить бизнес-кейс

1. Определите проблемы наличных систем

Прежде чем вы сможете говорить о причинах, по которым вы хотите внедрить новую бизнес-систему, вам нужно будет доказать, что существуют проблемы у текущих систем. В конце концов, руководители не захотят платить за изменение системы, если не увидят, что старая система вызывает проблемы.

Стоит начать бизнес-кейс ERP с обсуждения проблем, с которыми в настоящее время сталкивается бизнес. Например, вы можете столкнуться с несогласованностью данных, что приведет к задержкам в доставке продукции. Если это так, объясните, как программное обеспечение ERP объединяет несколько функций в одну систему - закупки, производство, дистрибуцию и продажи, и все будут иметь доступ к одним и тем же данным в реальном времени.

2. Количественно оцените выгоды для бизнеса и издержки неэффективности

После того, как вы продемонстрировали некоторые общие преимущества, самое время предоставить более подробную информацию, количественно оценив конкретные  бизнес-преимущества ERP . Это говорит руководству, что вы провели исследование и можете говорить на их языке.

Полезно выявить болевых точки, что часто позволяет количественно оценить их влияние на стоимость бизнеса. Например, у многих клиентов есть сотрудники, выполняющие ручные процессы, которые можно оптимизировать за счет автоматизации. Цена такой неэффективности очень ощутима, хотя она может явно невыражена бюджетными статьями. Сотрудники, клиенты и руководители ощущают эти расходы, поэтому ваша задача - количественно их оценить. Эти затраты станут еще более реальными, если вы определите, сколько времени тратится на текущие действия и сколько времени вы можете сэкономить, автоматизируя некоторые из этих процессов.

Если вы не знаете, с чего начать, задайте несколько вопросов:

• Вы используете несколько не взаимодействующих друг с другом программных решений в разных бизнес-процессах?
• Насколько сложно получить информацию, необходимую бизнесу?
• Ваш ИТ-отдел перегружен поддержкой разрозненных программных систем?
• Улучшают ли ваши процессы и системы качество обслуживания клиентов и приводят ли к желаемому циклу от закупки до удовлетворенного клиента?

В зависимости от ответов на эти вопросы вы можете обозначить некоторые потенциальные преимущества бизнеса, которые вы можете обозначить в своем бизнес-кейсе:

• Снижение уровня запасов за счет улучшенного планирования и прогнозирования
• Снижение затрат на материалы за счет улучшенной работы с кредиторской задолженностью
• Снижение затрат на рабочую силу за счет улучшения бизнес-процессов
• Сведение к минимуму простоев и дефицита за счет улучшенного производства и лучшего планирования
• Улучшение обслуживания клиентов за счет своевременных поставок и сокращения циклов от заказа до отгрузки
• Улучшение бухгалтерской практики за счет более коротких циклов продаж
• Улучшенное соответствие нормативным и правовым актам
• Оптимизированные и интегрированные  бизнес-процессы за  счет стандартизации операций между отделами

3. Определите свои бизнес-цели

Как только вы поймете болевые точки, пора спросить руководителей, какие общие изменения они хотели бы видеть в своем бизнесе. Вы можете использовать это понимание, чтобы определить, какие преимущества ERP следует выделить в бизнес-кейсе.

• Хотят ли руководители сделать компанию более заметной? Затем поговорите о расширенных возможностях отчетности современного программного обеспечения ERP.
• Хотят ли руководители изменить качество обслуживания клиентов? Поговорите о том, как функциональность CRM может персонализировать точки взаимодействия с клиентам на их пути от знакомства к покупке.

Вы должны определить, что именно вы хотите получить от новой системы:

• Улучшение обслуживания клиентов. Каждый бизнес-пример должен учитывать преимущества нового программного обеспечения ERP для обслуживания клиентов. Ваша компания хочет, чтобы клиенты могли делать заказы онлайн на 30% быстрее после внедрения решения ERP?
• Улучшение бизнес-процессов. Если ваши операционные болевые точки связаны с неработающими или неэффективными бизнес-процессами, обозначьте эти процессы в своем бизнес-кейсе. Возможные улучшения процесса должны быть конкретными и измеримыми.
• Повышение морального духа сотрудников. Система ERP может улучшить моральный дух сотрудников, облегчая работу сотрудников. Моральный дух сотрудников поддается измерению, поскольку его можно измерить, проводя опросы, анализируя выводы фокус-групп и отслеживая текучесть кадров.
• Увеличение дохода. Ваши сотрудники тратят слишком много времени на рутинные, повторяющиеся процессы? Представьте эту информацию с точки зрения потерянной производительности и повышенных затрат на рабочую силу. Вы постоянно срываете сроки? Подсчитайте штрафы, которые вам пришлось заплатить в результате срывов сроков. Обоснованные финансовые соображения сделают вашу рекомендацию более убедительной.

4. Оцените продолжительность и стоимость проекта.

ERP-проекты могут стоить миллионы долларов и могут длиться годами. Нет причин скрывать эти оценки от руководителей - они рано или поздно узнают.

Предоставьте реалистичные ориентиры стоимости в зависимости от объема вашего проекта, размера компании и отрасли. Это позволяет вам продемонстрировать, насколько преимущества ERP перевешивают затраты. Другими словами, каков ROI?

Точно так же реалистичные временные рамки помогают руководителям понять, когда они могут реально рассчитывать на возмещение затрат и увидеть реализацию выгод. Согласно отчетов ERP за 2020 год , компаниям требуется в среднем семь месяцев после ввода в эксплуатацию, чтобы окупить затраты.

5. Рассмотрите альтернативы ERP

Мы часто обнаруживаем, что болевые точки сотрудников больше связаны с неэффективной организацией процессов, а не с технологиями. Хотя для компании это может быть не так, все равно стоит рассмотреть эту возможность, потому что руководители хотят видеть, что были обследованы и менее дорогие варианты.

Возможно, окажеться, что лучшим вариантом будет не внедрение ERP, а улучшение бизнес-процессов или обновление систем.

6. Признавайте риски и будьте готовы к трудным вопросам.

Руководители, вероятно, предвидят риски проекта и попросять сравнить потенциальные выгоды проекта с возможностью провала. Лучшее, что вы можете здесь сделать, - это признать риски и показать, как вы планируете их снизить.

Один из способов снижения риска - управление организационными изменениями.

Если  инициативы компании по управлению изменениями потерпели неудачу в прошлом, вы можете обсудить уроки, извлеченные из этих неудач, и новые приемы, следующие из этих уроков.

Помимо риска сопротивления изменениям, руководители могут беспокоиться о том, что они не могут позволить себе отвлекать людей рада внедрения системы ERP . В подобных случаях важно иметь встречное предложение и достоверные финансовые данные о том, почему компания не может позволить себе продолжать бизнес в обычном режиме.

7. Убедите - что все срочно

Руководители могут предвидеть сопротивление со стороны организации и могут посчитать это признаком того, что сейчас не время для внедрения новых технологий. Однако, если ваше экономическое обоснование дает ощущение срочности, руководители с меньшей вероятностью сочтут сопротивление изменениям законным предлогом для откладывания решения.

Хотя сопротивление изменениям может означать, что компания не полностью готова к проекту ERP, это не означает, что нет целесообразного способа подготовить сотрудников к внедрению. Стоит начать с оценки организационной готовности, определить источники сопротивления и определить, как барьеры сопротивления могут быть устранены.

8. Используйте бизнес-модели для разработки ключевых показателей эффективности

Ключевые показатели эффективности (KPI) - это набор конкретных показателей, которые компания использует для отслеживания своей эффективности в течение определенного периода времени. При построении бизнес-обоснования важно создать ключевые показатели эффективности для каждой из ожидаемых бизнес-выгоды.

Эти KPI будут полезны в будущем при внедрении ERP-системы. Они предоставят вам измеримые средства измерения производительности и предоставят индикаторы того, насколько хорошо работают новые системы и процессы.

Если ключевые показатели эффективности не выполняются, вам следует пересмотреть  план проекта ERP,  чтобы определить, следуете ли вы лучшим практикам ERP.

Как убедить руководителей

Есть несколько причин, по которым руководители не решаются вкладывать средства в ERP. Очевидно, одна из них - стоимость. Другой - неприятие риска.

Итак, как помимо разработки бизнес-кейса заручиться поддержкой  проекта?

1. Ожидайте вопросов

Руководители несут ответственность за неудачи внедрения ERP. Поэтому они осторожничают, когда дело касается дорогостоящих инвестиций. Поэтому не просто излагайте причины, а продумайте ответы на контрвопросы - почему не стоит внедрять ERP:

• У нашей ИТ-команды нет времени на внедрение.
• Наши устаревшие системы слишком стары для работы с новой системой ERP.
• Наши процессы слишком сложны ERP.
• Наши данные не будут в безопасности.

2. Продемонстрируйте удобство использования в долгосрочном перспективе

В долгосрочной перспективе устаревшие технологии могут стать трудными в использовании и дорогими в обслуживании. С другой стороны, современные ERP-системы удобны в использовании и легко интегрируются с технологиями, которые вы можете внедрить в будущем. Это важная информация, которую нужно сообщить руководству.

Фактически, чем больше у вас будет информации об индустрии ERP, тем легче будет продемонстрировать долгосрочное удобство использования.

Примеры информации, которая может заинтересовать руководителей:

Наряду с увеличением количества опций снижаются затраты и повышается финансовая гибкость, что приводит к более высокой окупаемости инвестиций.
Или.

Новая ERP-система - наряду с более эффективными бизнес-процессами - позволит нашей компании быстрее масштабироваться и расти.

3. Повышение доверия с помощью тематических исследований и отчетов

Большинство поставщиков ERP могут предоставить обширные ресурсы, которые помогут вам построить бизнес-модель, например историю успеха другой компании в вашей отрасли.

4. Установите реалистичные временные рамки

Внедрение системы ERP не происходит в одночасье. Хотя руководители могут хотеть немедленных результатов, лучше не оправдать их необоснованные ожидания. Вы должны учитывать производственное тестирование, обучение пользователей и перенос данных. Наметьте каждую веху и подумайте о дополнительных днях на случай непредвиденных препятствий.

8 причин заменить вашу ERP-систему

В конечном счете, создание экономического обоснования - это убедительные причины для замены вашей нынешней технологии.

1. Ваша устаревшая система тормозит ваш рост

Самая очевидная причина внедрения ERP - просто заменить вашу устаревшую систему. На траектории развития каждой компании наступает момент, когда ИТ-директор или другие руководители осознают, что их текущее программное обеспечение больше не работает.

Есть несколько причин, по которым устаревшая система станет обузой. Один из них - это рост  обходных решений. Если бизнес-процессы, которые поддерживает ваша текущая система, изменились, пользователи вынуждены полагаться на обходные решения для выполнения своих повседневных функций.

Обходные решения - это дополнительные шаги, выполняемые для компенсации недостающих функций, необходимых для выполнения задачи. Обходные решения мало связаны с эффективностью, увеличивают расходы и вызывают недовольство сотрудников.

Еще одна причина, по которой компании заменяют свои устаревшие системы, - это повышение удовлетворенности сотрудников. Молодые сотрудники могут столкнуться с трудностями использования существующего приложения и для них новое программное обеспечение более привлекательное и даже знакомое. Новые технологии построены по шаблонам проектирования, которые используются в современных приложениях с которым очень хорошо знакомо молодое поколение. А это влечет за собой вовлеченность сотрудников и напрямую влияет на удержание сотрудников.

2. Ваша компания переживает цифровую трансформацию

Один из самых больших сдвигов в парадигме ИТ, связанный с цифровой трансформацией, - это признание того, что бизнес-приложения могут жить в облаке. Когда компания решает преобразовать свою ИТ-инфраструктуру с внутренней на облачную, большинство приложений требует серьезного обновления или их необходимо вывести из эксплуатации и заменить на новые.

Еще один сдвиг, связанный с цифровой трансформацией, - это приобретение компаниями новых современных приложений для выполнения дополнительных функций.

Возможно компания может настраивать новые интерфейсы в текущей ERP, но возможно новая система будет более эффективной и выгодной, чем создание настраиваемых интерфейсов.

3. Вам необходимо масштабировать свой бизнес

Когда бизнес идет хорошо, он растет, а с ростом возникает потребность в более надежной цифровой магистрали предприятия.

Если ваша компания значительно расширилась с тех пор, как вы впервые внедрили ERP, вы можете перерасти свою систему, что зависит от масштабируемости ПО ERP. Некоторые системы ERP созданы для малого и среднего бизнеса, а другие - для крупных предприятий. Тем не менее, они имеют определенные рамки масштабируемости.

Явные признаки того, что есть проблемы с масштабируемостью.

• Низкая производительность системы
• Периодические проблемы и сбои

4. У вас недостоверные данные

Одно из худших преступлений, которые может совершить бизнес-приложение, - это предоставление неверных данных пользователям и клиентам. Если ваша текущая система предоставляет клиентам неточные или ошибочные данные - пора внедрить новую систему.

Это также означает, что вам нужно сосредоточиться на миграции данных ERP. Без тщательного управления данными придется иметь дело с неточными или повторяющимися данными.

5. Вам нужна лучшая бизнес-аналитика

Если ваша компания испытывает трудности с пониманием, прогнозированием и принятием обоснованных решений, вам может потребоваться новая система с расширенной бизнес-аналитикой.

6. Вы хотите сократить расходы

Одним из первых мест, где компания стремится сократить расходы, является ИТ-отдел. После некоторого анализа ИТ-директор или руководитель бизнеса могли обнаружить, что переход на новую систему ERP позволит компании значительно сэкономить. Экономия средств может быть достигнута за счет более низкой стоимости лицензирования и экономии на плате за индивидуальную поддержку.

7. Обновление существующей ERP

Еще одна причина для проекта ERP - необходимость обновления программного обеспечения. Например, поставщики программного обеспечения не могут уже поддерживать старую версию продукта.

Если ваша компания сталкивается со сценарием завершения жизненного цикла программного обеспечения, важно взвесить плюсы и минусы обновления по сравнению с переходом к другому поставщику, который может лучше удовлетворить ваши уникальные потребности.

8. Увеличение скорости технологических изменений

Это верно для всех отраслей. Даже если вы думаете, что ваша отрасль практически не изменяется, но технологии изменяют характер внутренних и клиентских процессов.

Предприятиям следует заменять программное обеспечение ERP не реже одного раза в десять лет
Технология - если она реализована правильно - относительно хорошо согласуется с бизнесом сразу после внедрения ERP. Однако со временем возникает расхождение технологии ERP и бизнеса и в в среднем требуется 10 лет, прежде чем такое рассогласование достигнет точки кипения. Причины этого смещения:

1. Изменения в бизнесе. Компании растут, приобретают другие компании, расширяются, диверсифицируют продуктовые линейки и инициируют другие изменения в своем бизнесе, которые вызывают изменение бизнес-требований. К сожалению, не все программное обеспечение ERP может справиться с такими изменениями.
2. Изменения программного обеспечения ERP. Что еще больше усложняет ситуацию, само программное обеспечение также изменяется. Поставщики ERP обычно выпускают незначительные обновления несколько раз в год, а крупные обновления - каждые несколько лет. С этими новыми выпусками приходят изменения, которые могут сочетаться с бизнес-требованиями. Конечно, весь смысл этих обновлений заключается в улучшении и расширении функциональности программного обеспечения, поэтому в идеальном мире эти изменения будут идти в ногу с изменениями в вашем бизнесе. Однако это не всегда так.

Перевод заметки:
Как разработать бизнес-кейс ERP, который убедит руководителей от Panorama Consulting Group | 5 мая 2020