ERP и оптимизация бизнес-процессов

Изолированные ИТ решения, которые не могут взаимодействовать друг с другом, создают узкие места, избыточность решений и данных, а также другие проявления неэффективности протекания бизнес-процессов. Объединение разрозненных ИТ решений в единую систему планирования ресурсов (ERP) может упростить бизнес-процессы и повысить их эффективность (How do ERP Systems Streamline Business Processes?).

Сегодня бизнесу необходим доступ к данным в реальном масштабе времени, то есть одним кликом, одним нажатием кнопки. Даже если вы потратите несколько минут на переходы между папками или вообще будете вынуждены звонить руководителям различных отделов, это уже плохо.

Оптимизация - это процесс устранения избыточности и сокращения количества шагов, необходимых для достижения определенного результата. Это означает повышение качества работы с меньшим количеством ошибок и задержек. И конечно, это может привести к повышению удовлетворенности клиентов.

Когда вы инвестируете в программное обеспечение ERP, вы делаете большой шаг вперед, выстраивая основные процессы на одной платформе. Это не только облегчает поиск необходимых наборов данных, но также улучшает видимость, прозрачность, общение и совместную работу.

Как ERP-системы оптимизируют бизнес-процессы?

1. Автоматизация ручных задач

Ручные задачи отнимают много времени и могут привести к человеческим ошибкам. ERP обеспечивает автоматизацию ручных операций, что в свою очередь, может сократить расходы, сэкономить время и увеличить прибыль.

Ряд задач, которые можно автоматизировать с помощью ERP:

• Создание заказов на продажу.
• Распределение запасов для заказов клиента.
• Пополнение запасов.
• Отправка счетов-фактур или уведомлений клиентам по электронной почте.
• Координация рабочих процессов.
• Отслеживание и инкассация дебиторской задолженности.
• Отправка уведомлений для увеличения оборачиваемости дебиторской задолженности и, соответственно, формирования денежного потока.

2. Улучшение прогнозирования спроса и управление запасами

Помимо информации об уровне запасов, платформа ERP может предоставлять более конкретную информацию. Например, дать прогноз, когда запас обнулится, а также рассчитать оптимальный размер партии для пополнения запаса и моменты заказа у поставщиков. Когда данные внутренних отделов (например, службы поддержки клиентов, маркетинга, продаж) находятся в одном месте, руководителям легче определить тенденции спроса и прогнозировать будущие потребности.

3. Стандартизация

Вы можете стандартизировать процессы отделов и удаленных офисов. Большинство бизнес-процессов могут быть стандартизированы без ущерба для компании, невзирая на то, что утверждается, что компания обладает уникальным набором бизнес-процессов. Внедрение ERP позволяет провести реинжиниринг существующих бизнес-процессов и некоторые, а то и все, заменить бизнес-процессами лучших практик.

4. Улучшение коммуникации

Всегда есть несколько отделов, которые взаимодействуют и зависят друг от друга, даже если они работают независимо друг от друга.

Вот некоторые взаимозависимые команды:

• Учет.
• Складирование и управление запасами.
• Управление контактами.
• Учет входящих заказов.
• Обработка заказов.

Без упорядоченных процессов взаимодействия отделов существует высокая вероятность ошибки или дезинформации, поскольку данные передаются вручную, по электронной почте, по телефону или лично.

ERP является центральным хранилищем данных компании, позволяя авторизованным пользователям быстро находить и извлекать необходимую информацию. Это не только обеспечивает точность данных, но и повышает производительность.

Одним из основных преимуществ ERP является то, что данные синхронизируются в режиме реального времени и у всех есть доступ к актуальным данным. Это может помочь предотвратить распространение неверной деловой информации и снизить вероятность потерь данных.

Советы по оптимизации ЕRP

На основе Using ERP Optimization to Get More Out of Your Current System

Что такое оптимизация ERP?

Под оптимизацией ERP мы понимаем процесс анализа персонала, процессов и технологий в целях определения узких мест, препятствующих раскрытию потенциала ERP-системы. Помимо выявления проблем, оптимизация ERP определяет необходимые корректирующие действия и эффекты этих действий.

Почему нужно оптимизировать ERP-систему? Сохранение статус-кво может привести к застою. Это может работать против организации. Оптимизация ERP - это лучший способ обеспечить соответствие ERP-системы и связанных с ней процессов бизнес-целям. В конце концов, большинство преимуществ ERP связано с бизнесом, а не с технологиями.

4 совета для успешной оптимизации ERP

1. Анализируйте причины, порождающие проблемы бизнеса

• Есть ли проблемы с текущей настройкой ERP? 
• Выражают ли пользователи разочарование по поводу удобства использования, функциональности или доступности системы?

Вместо того, чтобы пытаться решать все проблемы сразу, разделите проблемы на категории. В большинстве случаев бизнес-проблемы, связанные с ERP можно свести к пяти категориям:

• Неправильный сбор требований ERP.
• Недостаток внимания к управлению бизнес-процессами.
• Отсутствие управления организационными изменениями.
• Низкая исполнительная дисциплина.
• Плохое управление проектами.

Потратьте время, чтобы определить причины, определяющие проблемы, в разрезе этих категорий. Пока не будут идентифицированы причины, невозможно выбрать правильное корректирующее действие.

2. Будьте в курсе обновлений ПО

Новые версии предназначены для исправления прежних проблем, расширения текущих возможностей и повышения общей производительности вашей ERP-системы.

Обновления также могут помочь:

• Понизить общую стоимость владения (TCO).
• Повысить производительность пользователей.
• Соблюдать и адаптироваться к изменению государственных норм и отчетности.
• Быть в курсе технологических достижений.

3. Документируйте изменение бизнес-требований

Бизнес-требования не постоянны и не вечны. По мере роста оперативные потребности будут меняться. Если вы хотите, чтобы ERP-система отвечала развивающимся бизнес-потребностям, важно задокументировать новые бизнес-требования. Управление бизнес-процессами и реинжиниринг бизнес-процессов являются одними из наиболее эффективных методов сбора бизнес-требований.

4. Модифицируйте ERP для удовлетворения новых бизнес-требований

Как только вы узнаете о новых бизнес-требованиях, которые необходимы для поддержки вашей ERP-системы, пришло время провести  технологическую оценку.

Преимущества оптимизации ERP

Первоклассная ERP окупится. Оптимизация ERP может гарантировать, что вы получите максимальную отдачу от своих инвестиций. Это дает вам возможность перестроить систему, чтобы поддержать меняющиеся бизнес-цели, ликвидировать проблемы и заложить платформу для дальнейшего роста.