Ключевые элементы стратегии управления изменениями

Насколько чувствительно пренебрежение управлением изменением и ошибки в управлении изменениями?

С точки зрения упрвления проектами, масштабные изменения, проводимые без проработки стратегии реализации изменеий могут приводить к:

• Перерасходу бюджета.
• Пропуску важных вех в реализации проекта.
• Срыву сроков реализации проекта.
• К обширным переделкам дизайна или архитектуры проекта.
• Потере текущих и будущих клиентов.
• К сбоям в раотке ERP.

Эти проблемы могут нанести ущерб компании, но ими не исчерпываются все неприятности, более того, они являются лишь верхушкой айсберга. Сбой управления изменениями может привести к следующим организационным проблемам:

• Потеря производительности.
• Плохое качество работы.
• Потеря квалифицированных, ценных сотрудников.

Перечисленное позволяет оценить стоимость неудач, связанных с самими изменением в том случае, если проектная команда не справится с развертыванием проектных решений. Печально то, что можно не только потерять проектные инвестиции, но уничтожеть возможность будущих инноваций бизнеса в целом.

Ключевые инструменты управления изменениями

Вот некоторые из наиболее распространенных:

• Планы коммуникаций.
• Планы подготовки тренеров и программ обучения.
• Планы обучения сотрудников
• Планы управления сопротивлением.
• Дорожные карты спонсоров проекта.
• Инструменты сбора данных о ходе проекта.
• Инструменты анализа обратной связи.
• Фокус группы.

Не все инструменты могут понадобиться, но совсем пренебрагать ими будет "себе дороже".

8 ключевых компонентов стратегии управления изменениями

1. Оценка готовности

Оценка готовности - это инструмент, с помощью которого анализируется ожидаемый уровень устойчивости к изменениям. Есть несколько аспектов, которые следует рассмотреть на данном этапе:

• Организация в целом
• Культура и история организации
• Сотрудники
• Спонсоры

Оценивая каждый из этих аспектов, учитывайте масштаб изменений и их влияние на каждую отдельную группу.

2. Планирование коммуникаций

Эффективное изменение требует эффективного коммуникационного планирования. Это один из столпов стратегии управления изменениями, и он требует постоянного внимания. Недостаточно просто один раз сообщить об изменениях своей команде. Ключевым является повторение.

Порой лучше всего сосредоточить первые диалоги, совещания и собрания вокруг бизнес-кейса, управляющего изменениями. Что катализирует переход и какие риски связаны с изменениями? По ходу обсуждения вы можете по необходимости делиться более подробной и развернутой информацией.

В ходе общения учитывайте следующие факторы:

• Аудитория
• Сообщение
• Время

Разработайте план коммуникации для целей управления изменениями, в котором должно быть указано: как реагировать на изменения с различными группа участников (сотрудников, менеджеров, руководителей, внешних заинтересованных лиц).

3. Спонсорские дорожные карты

Институт управления проектами утверждает, что спонсорство является фактором номер один в определении успеха проекта и инициатив изменений.

Спонсорство - не то же самое, что поддержка, хотя эти понятия близки. Спонсорство создает сети поддержки проекта, мотивируют и заинтересовывают ключевых лиц и лиц, принимающих решения в успехе проекта.

4. Обучение

Первый вид обучения - обучение управлению изменениями. Менеджеры должны быть вооружены знаниями, необходимыми для проведения изменений в своих отделах.

Другой тип обучения - обучение конечных пользователей. Обучение должно быть адаптировано для групп с учетом влияния группы на ход изменений.

Если реинжиниринг бизнес-процессов является ключевым аспектом проекта, то семинары по реинжинирингу - отличный инструмент документирования последствий изменений для каждой группы сотрудников.

5. Управление сопротивлением

Нереально ожидать, что каждый сотрудник будет 100% доволен изменениями. Вероятно, будет иметь некоторая форма недовольства, несогласия или даже прямого сопротивления. Поэтому план управления сопротивлением является ключевым. Когда противодействие подавлено, проект имеет все шансы на успех.

6. Постоянная обратная связь с сотрудниками

После того, как изменения осуществлены, вам нужно знать, как они влияют на компанию.Отзывы сотрудников могут помочь понять, что работает, а что - нет, а также понять - где находятся болевые точки. Получив эти знания, можно предпринять корректировочные шаги.

7. Усиление изменений

Усиление изменений в организации зависит от празднования каждого важного этапа после его прохождения. Не важно, маленький это этап, или большой. Важно знать и поощрять людей за их успехи в использовании новых технологий, процессов и процедур.

Это также один из способов информирования сотрудников о том, что изменения сохранятся и будут продолжаться. Более того, они имеют важное значение.

8. Управление результатами

После завершения проекта важно оценить эффекты или результаты проекта. А для этого нужно уметь измерять результативность.

На этом этапе нужно несколько со стороны оценить сильные и слабые места проекта. А также определить будущие изменения в будущих проектах. Стремление к постоянному совершенствованию является ключевым в этом отношении. Ища новые способы принятия изменений, вы превращаете управление изменениями в основную компетенцию сотрудников и компании, которой она и должна была быть.

По материалам Key Components of a Change Management Strategy

* * *

Когда вы впервые намереваетесь изменить свою организационную культуру "на постоянное улучшение", вам нужно определиться - какую форму должно принимать это "постоянное улучшение". Вот несколько наиболее распространенных платформ или операционных моделей:

• Система производства Toyota  (TPS).
• Цикл Деминга (он же Цикл PDCA).
• Методика "шести сигм".
• Бережливая производственная система.
• Общее теория управления качеством (ISO 90000).