Спонсор проекта

По мотивамКто является спонсором проекта при внедрении ERP?
от Panorama Consulting Group | 23 февраля 2021 г.

Кто такой спонсор проекта? 

Это член команды, который стоит во главе изменений, создавая спонсорскую коалицию команды с коллегами и менеджерами. На протяжении всего проекта ERP спонсор остается активным и видимым, поддерживая усилия по реализации изменений.

Роль спонсора весьма важна, поскольку ряд сбоев внедрения ERP можеи быть связан с отсутствием спонсорства.

Три опоры организационных изменений

1. Спонсорство

Спонсорство - процесс управления общими изменениями и процесс общения с сотрудниками. Речь идет о том, чтобы проект не потерял актуальность и оставался в приоритете у высшего руководства.

2. Управление изменениями

Речь идет о том, чтобы помочь сотрудникам освоить новые технологии и новые бизнес-процессы. Эффективное управление организационными изменениями требует наличия комплексного плана. Этот план включает не только этапы и работы, но и организационные оценки, обучение конечных пользователей, общение с сотрудниками и многое другое.

3. Управление проектом

Управление проектами ERP - это «бизнес-сторона» изменений. Проектная команда ERP решает множество различных задач - от установки сроков работ по настройкам до переноса данных и запуска в эксплуатацию.

Что такое спонсор проекта и зачем он вам нужен?

Спонсор проекта - это руководитель компании, который поддерживает внедрение ERP, трансформацию бизнеса или любой другой реализуемого проекта.

Этот человек придает проекту видение и ясность, раскрывая потенциал проекта как проектной команде, так и коллегам. Обычно это спонсор объясняет необходимость изменений и подчеркивает риски, которые может понести бизнес, если изменения не будут выполнены.

Обязанности спонсора проекта ERP

1. Создание спонсорской коалиции

Спонсор несет основную ответственность за создание прочной спонсорской коалиции среди коллег и менеджеров. Спонсор не только будет напрямую общаться с коллегами, но и коллеги, в свою очередь, будут следить за тем, чтобы их мнения были услышаны.

Кого следует включить в спонсорскую коалицию? В идеале она должна состоять из лидеров, которые будут и могут способствовать переменам. В нее также должны входить видимые сторонники или поборники изменений.

В качестве ключевого руководителя спонсор - одно из главных «лиц» проекта. Он поможет другим увидеть причины изменений и сплотить их для поддержки проекта.

2. Быть вовлеченным

Спонсор проекта не просто появляется на больших собраниях и остается за кадром на протяжении большей части реализации. Он  виден и задействован на каждом шагу реализации проекта.

По мере того как другие сотрудники становятся свидетелями непоколебимой приверженности спонсора изменениям, они с большей готовностью следуют его примеру. Этот пример привержености спонсора будет иметь первостепенное значение на самых сложных этапах перемен.

3. Демонстрация постоянной поддержки проекта

Даже в тщательно спланированном ERP-проекте неизбежно возникнут препятствия и проблемы. Несмотря на любые неудачи, спонсор проекта должен демонстрировать постоянную поддержку проекта. Это должно быть очевидно для всех сотрудников как на словах, так и на деле.

4. Информирование о необходимости перемен

Вначале многие сотрудники сопротивляются изменениям, потому что чувствуют личную угрозу. Их проверенный способ поведения вот-вот будет пересмотрен, и эта встряска может принести проблемы. И этого боятся.

Поэтому спонсору проекта нужно сообщать о целях проекта сотрудникам как можно раньше - в идеале до начала проекта. Спонсор должен сосредоточиться, подчеркнуть и донести все ожидаемые бизнес-преимущества изменений.

Как назначать спонсоров проекта и управлять ими

1. Создайте дорожную карту для спонсора

Если вы не знаете, с чего начать, можно разработать дорожную карту для спонсоров. Это визуальное изображение спонсоров и ключевых менеджеров, включая описание их отношения к изменениям.

Лучше всего создать дорожную карту в тандеме со стратегией управления изменениями. Некоторые из спонсоров могут сразу проявить энтузиазм, в то время как другим может потребоваться дополнительная информация. Вот почему так важно разработать подробную дорожную карту.

2. Регулярно выступайте перед спонсором

Как и любой другой заинтересованной стороне, спонсорам проекта, вероятно, потребуется дополнительная информация в ходе реализации проекта. Это особенно верно в случае сложных, длительных преобразований с длительной временной шкалой.

Чтобы спонсоры были в курсе событий, полезно проводить с ними регулярные встречи, включающие в себя подготовку для спонсоров сообщений, которые они должны передать сотрудникам.

Проблемы плохого взаимодествия со спонсорами

Как же понять, что спонсор не желает выполнять возложенную на него задачу? 

Обращайте внимание на следующие признаки:

1. Спонсору очень сложно и даже невозможно найти свободное время в своём графике для общения с вами, даже если вопрос не терпит отлагательств.

2. Спонсор увиливает от передачи важной информации высшему руководству. Он не понимает сути того, что вы хотите донести до руководства. Он оспаривает срочность выполнения задачи или, что ещё хуже, просто отказывается беспокоить высшее руководство.

3. Спонсор сглаживает остроту информации и разбавляет её общими фразами. Вот возможный сценарий. Вашей группе требуется, чтобы исполнительный спонсор отправил сообщение всем руководящим лицам, в подчинении которых находятся ключевые пользователи из вашей сети, с просьбой поддержать проведение ежегодного семинара ключевых пользователей. Вы составили черновик обращения. Без обсуждения с вами исполнительный спонсор перекраивает весь план подачи и меняет формулировки, смягчая просьбу о поддержке. Он вовсе не желает беспокоить высшее руководство.

4. Все задачи по представлению ключевых тезисов и важной информации делегируются спонсором нижестоящим сотрудникам. Не вся информация обязательно должна озвучиваться спонсором, но если речь идёт о важном сообщении, не стоит безропотно соглашаться, чтобы его озвучил кто-нибудь другой, рангом ниже.

5. Когда спонсор посещает встречу, на которой должна быть озвучена важная информация, вы тщательно фиксируете ключевые моменты, но вовсе не уверены, что эти слова будут произнесены.

Если спонсор постоянно уклоняется от участия и оказания помощи, либо вам не удаётся правильно выстроить отношения и донести организационные ожидания, это прямая угроза проекту или изменениям. Никто не поверит, что компания может работать без финансового отдела или отдела управления персоналом. Точно так же никто не должен сомневаться и в необходимости спонсорства.