7 ошибок преобразования данных ERP

Задача - перенести данные на новую платформу. Задача не настолько проста, как кажется. Более того, она оказывается настолько сложной, что приходится вначале разрабатывать стратегию миграции данных с включением в этот процесс задачи очистки данных. И конечно, миграция данных не свободно от ошибок. О некоторых из них и пойдет речь ниже.

Старые данные могут содержать критически важную информацию, но зачастую, эти данные труднодоступны. Миграция данных - это процесс переноса информации из существующих систем в новое программное обеспечение ERP .

7 распространенных ошибок миграции данных

1. Не выполняется очистка данных перед переносом

Скорее всего, существует несколько файлов, содержащих устаревшие, неточные или повторяющиеся данные. Перед переносом важно такие данные очистить. В "грязных" данных, например может присутствовать следующее:

• Повторяющиеся аккаунты. 
• Пустые поля описания.
• Устаревшие коды продуктов.
• Данные о бывших клиентах, с которыми больше не работают.
• Важные данные из таблиц Excel, которые не включены в файлы миграции.

2. Применение старых правил проверки корректности данных

Первоначально могли быть установлены некоторые "стандартные" бизнес-правила и правила проверки. В течение ряда лет они могли быть успешными, но не факт, что они не устарели и уместны в новых условиях. Поэтому стоит обновить правила, чтобы убедиться, что они актуальны и по-прежнему применимы. Если какие-либо правила вызывают вопросы или вы сомневаетесь в каких-либо процессах, устраните эти проблемы, прежде чем двигаться дальше.

Убедитесь, что вам нужно добавить или изменить какие-либо правила данных. Убедитесь, что новая база данных включает все необходимые проверки. Если вы действительно создаете какие-либо новые правила, не забудьте их задокументировать.

3. Пропуск некоторых источников данных и возможностей их подключения

Даже самый маленький бизнес может иметь несколько довольно сложных полей данных, каждое из которых связано с отдельным приложением. Поэтому на самом раннем этапе нужно проверить данные и возможности подключения с тем чтобы не сорвать миграцию в ходе выполнения переноса данных.

Убедившись, что можно идентифицировать и задокументировать все внешние источники данных, проверьте, что новая система имеет адекватные соединения.

4. Полагаться только на свою ИТ-команду при очистке данных

ИТ-команда может стать бесценным ресурсом в процессе очистки и миграции данных. Тем не менее, это многогранный процесс, требующий участия лиц, не входящих в сферу технической поддержки. Во многих случаях это означает обращение непосредственно в отдел, который владеет записями, и привлечение их для обеспечения целостности данных в ходе миграции.

5. Перенос всех данных, включая нежелательные

Новая ERP-система не сможет волшебным образом очистить все данные или стандартизировать их. Хотя может возникнуть соблазн перенести все, это может загромождать новую систему и сделать ее неэффективной. Произвольный перенос бесполезных данных в новую систему может затруднить поиск данных, которые действительно нужны, и даже отсрочить дату запуска.

6. Недооценка сложности преобразования данных и отказ от привлечения сторонних специалистов

Легко недооценить, насколько сложным может быть преобразование данных. Таким образом, многие организации предполагают, что они могут справиться с этим самостоятельно, и переносят процесс преобразования на конец реализации. Вместо того, чтобы полагаться только на ресурсы внутри компании, рассмотрите возможность найма внешних экспертов, которые имеют опыт преобразования и миграции данных ERP.

7. Позднее проведение валидации и тестирования

Следует как можно раньше приступить к проверке и тестированию. Выполняйте эти шаги на протяжении всей реализации, прося бизнес-пользователей проверять данные по мере их загрузки.

 

По материалам статьи "7 ERP Data Conversion Mistakes to Avoid by Panorama Consulting Group" | Dec 21, 2020

Несколько иллюстраций от McKensey