Метод контрольных точек в управлении проектами

Идея метода контрольных точек состоит в замене контроля хода исполнения проекта контролем своевременного получения промежуточных результатов в особых точках, определяемых как временной отметков, так и получением желаемого результата.

Для определения контрольных точек проект должен быть разбивается на части. Такие части могут называться по разному, - фазами или этапами, - для каждой части определяются желаемые промежуточные результаты. Промежуточные результаты непосредственно влияют на главный результат проекта.

Отчетность проекта включает в себе не только данные о ходе работ, но и данные о приемке результатов в контрольных точках, но в фокусе всегда остается требуемый результат, а успешность выполнения оценивается на основании отклонения сроков его получения.

Второй важный момент - это приемка результатов в контрольных точках. Поэтому приемка результатов и оценка качества полученных результов проводится квалифицированными специалистами, который в состоянии оценить результативность.

Таким образом, руководству следует точно определить, какие именно результаты необходимы, и кто способен подтвердить их готовность и получение.

Метод контрльных точек избавляет руководство от лишней информации и обеспечивает более высокий уровень прозрачности проектной отчетности. Контроль достижения плановых результатов дает руководству понимание о прогрессе проекта А руководителя проекта и исполнителей избаляет от лишнего вмешательство в непосредственные работы проекта.

Метод контрольных точек позволяет:

• планировать в категории «результатов»;
• не испытывать иллюзий «поднажмем-успеем»;
• разделить контроль на несколько уровней и минимизировать лишнее вмешательство в руководство работами.

Контрольная точка (КТ) – это конкретный проверяемый результат проекта, который должен появиться в установленный срок, поэтому контрольная точка фиксирует:

• материальный результат – что должно быть получено;
• срок – когда должен быть получен результат;
• ответственного – кто отвечает за его получение;
• эксперта – кто подтвердит, что результат соответствует требованиям, и его можно применить для целей проекта.

Кроме того, для КТ должны быть зафиксированы инструменты измерения результата – документы и показатели, на основании которых можно говорить о том, что результат действительно получен. 

Контрольная точка должна определять промежуточный успех или отклонение от него. Тем самым, определется и процесс реализации проекта. Например, в ИТ-проектах контрольной точкой должна стать первая рабочая операция, а не контрольная точка с названием «Тестирование продукта» или «Тестирование программы». Да, может быть КТ, которая означает факт успешного завершения тестирования, но если после этого не будет перехода к рабочему использованию, то такая КТ бесполезна.

Конкретные результаты, которые формулируются для контрольных точек, могут быть совершенно разного уровня: от завершения согласования проектных документов до заключения контракта. Тем не менее, можно выделить несколько уровней КТ.

• Уровень Вех. Вехи знаменуют собой критически важные результаты с точке зрения продолжения исполнения проекта. Например, выполение ПИР, заключение контрактов, монтаж оборудования, пусковые испытания. Контроль таких результатов выполняет топ-менеджер: генеральный директор, заместитель гендиректора. Иногда контроль результатов делегируют проектному офису. При достижении вехи обычно проводится презентация или доклад и принимается решение о продолжении или остановке проекта.
• Уровень критических КТ. Промежуточные результаты или события, решения по которым принимает заказчик. Например, отбор поставщиков, принятие решений по разработкам, согласование дизайна и прототипов и тому подобное.
• Уровень ключевых КТ. Это контрольные точки календарного плана проекта. Контролируются проектным офисом. На основе таких КТ проектный офис риски проекта и информирует о них заинтересованные стороны проекта.
• Уровень оперативных КТ. Это КТ располагаются на нижних уровнях, определяются менеджером проекта в рамках текущих планов. Такие контрольные точки помогают руководителю крупных проектов концентрироваться на результатах проекта.

Контрольные точки были формально (документарно) утверждены, заинтересованные стороны должны иметь доступ к документации по контрольным точкам, а пересмотр контрольных точек выполняет тот же орган, который их утверждает.