Методология в части требований к документам

Формы, наименование, содержание документов могут отличаться в зависимости от специфики документируемой деятельности, явлений или фактов, а также в зависимости от требований организаций, в рамках которых реализуются документы.

Тем не менее документами нужно тоже управлять, хотя они и не люди. Но формируются и двигаются людьми.

В целях обеспечения управления документацией стоит выделить следующие, общие для всех документов требования:

• Документы должны быть утверждены до их применения.
• Управление документами должно обеспечивать анализ актуальности документов, своевременное обновление документов по мере их изменения.
• Необходимо обеспечить идентификацию версий документов.
• Задача управление документами - обеспечить наличие актуальных версий документов в местах применения документов.
• Необходимо обеспечить сохранение документов в течение установленных сроков.
• Необходимо обеспечить восстановление документов по мере необходимости (из архива, с места хранения документа).
• Необходимо обеспечить требуемых уровень конфиденциальности и доступности документов.
• Необходимо обеспечить идентификацию устаревших документов.
• Необходимо обеспечить предотвращение непреднамеренного использования устаревших документов.

Почерпнуто из "ГОСТ Р 54870—2011 Проектный̆ менеджмент. Требования к управлению портфелем проектов".